Thách thức

Tại Viện Bảo vệ Người tiêu dùng Đức (IfV), các quy trình truyền thống dựa trên giấy tờ đang làm chậm tiến độ công việc và tạo ra sự không hiệu quả trên diện rộng. Việc tiếp nhận nhân viên mới là một nhiệm vụ khó khăn, thường liên quan đến những chồng giấy tờ và các buổi đào tạo trực tiếp kéo dài nhiều tuần để hoàn thành. Giao tiếp trong tổ chức bị phân mảnh, chủ yếu phụ thuộc vào email và tài liệu vật lý, điều này thường dẫn đến hiểu lầm và chậm trễ. IfV nhận ra rằng để tiếp tục phát triển và hoạt động hiệu quả hơn, họ cần hiện đại hóa cách tiếp cận của mình và loại bỏ những nút thắt hành chính này.

Giải pháp: Workbase

Để giải quyết những thách thức này, IfV đã triển khai Workbase, một cổng thông tin nhân viên toàn diện, đưa tất cả quy trình vào một mái nhà số. Việc chuyển đổi sang Workbase cho phép IfV số hóa toàn bộ quy trình công việc của họ, từ việc tiếp nhận đến các hoạt động hàng ngày. Với Workbase, IfV đã tạo ra một nền tảng tập trung nơi nhân viên có thể truy cập tất cả thông tin, tài liệu đào tạo, danh sách kiểm tra kiểm tra sản phẩm phức tạp và tin tức nội bộ—tất cả đều ở một nơi. Sự chuyển mình này đã giảm thiểu đáng kể nhu cầu về các quy trình dựa trên giấy và nhập dữ liệu thủ công, mở đường cho một môi trường làm việc hiệu quả và gắn kết hơn.

Ví dụ, những gì trước đây mất nhiều tháng trong quy trình tiếp nhận giờ đây chỉ hoàn thành trong hơn một tuần, nhờ vào các quy trình tự động và các mô-đun đào tạo số được cung cấp bởi Workbase. Điều này không chỉ giúp tăng tốc độ tích hợp nhân viên mới mà còn đảm bảo rằng mọi người nhận được thông tin nhất quán và được cập nhật.

Đơn giản hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả

Việc triển khai Workbase đã có tác động sâu sắc đến tổng thể hiệu quả của IfV. Trước đây, nhân viên đã mất một khoảng thời gian đáng kể để tìm kiếm thông tin họ cần qua nhiều hệ thống khác nhau, điều này thường dẫn đến chậm trễ và sự thất vọng. Workbase đã loại bỏ điều này bằng cách hợp nhất tất cả tài nguyên vào một nền tảng dễ điều hướng duy nhất.

Do đó, thời gian dành cho các công việc hành chính đã giảm tới gần 40%, giúp nhân viên có thời gian tập trung vào các sáng kiến chiến lược hơn. Trợ lý thông minh tích hợp trong Workbase cũng đã nâng cao hiệu quả bằng cách cung cấp câu trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi thường gặp, giảm bớt gánh nặng cho bộ phận Nhân sự và các phòng ban hành chính khác.

Nâng cao giao tiếp và sự tham gia

Workbase cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện giao tiếp nội bộ tại IfV. Trước khi triển khai Workbase, những cập nhật và thông báo quan trọng thường bị mất trong đống email hàng ngày. Giờ đây, với tính năng tin tức của Workbase, tất cả các giao tiếp nội bộ được tập trung và dễ dàng truy cập cho mọi nhân viên.

IfV cũng đã tận dụng các công cụ khảo sát của Workbase để thường xuyên thu thập phản hồi từ nhân viên. Phản hồi này đã rất quan trọng trong việc cải tiến liên tục các quy trình nội bộ và đảm bảo rằng tổ chức luôn phản ứng với nhu cầu của nhân viên.