Những thách thức tại Conversion Studio

Khi Conversion Studio mở rộng hoạt động của mình như một cơ quan hàng đầu trên Amazon với nhân viên mới thường xuyên, việc quản lý năng suất của nhân viên và đảm bảo quá trình hội nhập hiệu quả trở nên ngày càng phức tạp. Trước khi triển khai Workbase, việc hội nhập nhân viên mới mất nhiều thời gian, với các quản lý dành hàng giờ để hướng dẫn nhân viên qua các quy trình và giải thích mọi thứ một cách chi tiết - mỗi lần từ đầu. Thêm vào đó, thông tin bị phân tán trên nhiều nền tảng, dẫn đến những sự không hiệu quả và tăng chi phí vận hành. Cách tiếp cận phân tán này cản trở khả năng mở rộng hiệu quả của công ty, với những nhân viên mới thường mất hàng tháng để trở nên hoàn toàn năng suất. Ngoài ra, nó đã lấy đi vô số giờ của các quản lý hoặc đồng nghiệp.

Sử dụng Workbase tại Conversion Studio

Sau khi khám phá ba nền tảng khác nhau, Conversion Studio đã chuyển sang Workbase, một nền tảng toàn diện cho nhân viên được thiết kế để tập trung thông tin với một cổng thông tin cho nhân viên, quản lý đào tạo và tri thức. Quyết định này được thúc đẩy bởi khả năng của Workbase trong việc hợp nhất các chức năng thiết yếu vào một giao diện thân thiện với người sử dụng. Cổng thông tin cho nhân viên của nền tảng này cho phép Conversion Studio tạo ra các bảng điều khiển tập trung cho từng vai trò trong công ty, nơi mà nhân viên của vai trò đó có thể tìm thấy mọi thứ ngay lập tức. Bây giờ họ có các trang, bảng trắng, wiki, ứng dụng nhúng, tài nguyên, tài liệu đào tạo và thậm chí còn nhiều hơn nữa có thể truy cập cho tất cả nhân viên có đủ quyền hạn bất kỳ lúc nào tại một nơi. Sự chuyển đổi từ các quy trình thủ công, phân tán sang một nền tảng tự động, thống nhất đã là một bước ngoặt lớn cho họ.

Ví dụ, trước khi có Workbase, có thể mất đến bốn tháng để nhân viên mới hoàn thành quá trình hội nhập và đạt được năng suất tối đa. Với Workbase, thời gian này đã giảm xuống hơn 80%, với các nhân viên mới hiện nay được hội nhập hoàn toàn và năng suất trong vòng hai tuần. Sự gia tăng hiệu quả này không chỉ nhờ vào các quy trình đào tạo được tinh giản mà còn do việc truy cập ngay lập tức vào thông tin toàn công ty và Trợ lý AI, giải quyết các câu hỏi thường gặp từ nhân viên chỉ trong vài giây mà không cần sự can thiệp của quản lý.

Trợ lý AI được đào tạo trên tất cả dữ liệu nội bộ tại Conversion Studio, vì vậy nó có thể trả lời hầu hết các câu hỏi của nhân viên ngay lập tức và rất chính xác.

Rút ngắn quy trình Hội nhập và Đào tạo

Các mô-đun đào tạo của Workbase đã rất quan trọng trong việc chuyển đổi quy trình hội nhập của Conversion Studio. Trước đây, các quản lý phải dành nhiều thời gian cho quá trình hội nhập, thường xuyên lặp lại cùng một thông tin cho mỗi nhân viên mới. Workbase cho phép tạo ra các khóa đào tạo tiên tiến với Ghi hình trong ứng dụng, Chỉnh sửa Video và một Trình chỉnh sửa dễ sử dụng. Với các bài kiểm tra và cơ chế phản hồi được tích hợp, sự tiến bộ của nhân viên có thể được theo dõi tốt.

Ví dụ, một quy trình hội nhập điển hình cho một quản lý dự án mới liên quan đến một loạt các buổi hội thảo cá nhân, có thể mất tới 10 giờ thời gian của một quản lý. Với Workbase, những buổi này đã được thay thế bằng một con đường đào tạo có cấu trúc, tự động mà nhân viên mới có thể hoàn thành một cách độc lập. Cái này và nhiều cải tiến khác của Workbase đã tiết kiệm cho công ty khoảng 40 giờ thời gian quản lý mỗi tháng. Hơn nữa, sự bao gồm của các bài kiểm tra tương tác đảm bảo rằng nhân viên mới không chỉ hoàn thành đào tạo mà còn ghi nhớ thông tin, như đã chứng minh bằng tỷ lệ vượt qua 85% trên các bài kiểm tra tiếp theo.

Tăng cường Năng suất

Workbase đã tăng cường đáng kể năng suất tại Conversion Studio bằng cách tập trung thông tin và rút ngắn giao tiếp. Trước khi có Workbase, nhân viên dành trung bình 45 phút mỗi ngày để tìm kiếm hoặc hỏi thông tin trên nhiều nền tảng khác nhau như email, Slack, và Google Drive. Với Workbase, tất cả thông tin liên quan đã được hợp nhất trong một cổng thông tin duy nhất, giảm thời gian tìm kiếm thông tin xuống 70% và loại bỏ nhu cầu hỏi đồng nghiệp về thông tin. Điều này tương đương với việc lấy lại 15 giờ mỗi nhân viên mỗi tháng, thời gian có thể được chuyển hướng vào các nhiệm vụ năng suất hơn.

Trợ lý AI cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất. Bằng cách được đào tạo trên dữ liệu nội bộ của Conversion Studio, Trợ lý AI đã có thể cung cấp câu trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi phổ biến, giảm sự phụ thuộc vào nguồn nhân lực và nhân viên quản lý. Ví dụ, các câu hỏi liên quan đến chính sách công ty, quy trình, và chi tiết của dự án cụ thể đã được giải quyết ngay lập tức bởi AI, góp phần vào một quy trình làm việc hiệu quả hơn và cho phép nhân viên tập trung vào các trách nhiệm cốt lõi của họ.

Tăng cường Sự tham gia của Nhân viên và Minh bạch

Sự tham gia của nhân viên và minh bạch đã có sự cải thiện đáng kể với sự ra mắt của Workbase. Tính năng tin tức của nền tảng cho phép Conversion Studio chia sẻ các cập nhật, thay đổi chính sách, và các thông tin quan trọng khác trên toàn tổ chức một cách liền mạch. Trước đây, các cập nhật công ty được thông báo qua email hoặc slack, dẫn đến việc phát tán thông tin không đồng nhất và giảm sự tham gia. Với Workbase, các cập nhật giờ đây đã được chuyển giao thông qua một cổng thông tin tin tức tập trung, với tỷ lệ đọc gần 100% (có thể thông qua Newsfeed nơi mà các mục mới được giữ lại cho đến khi chúng được xem hoặc theo dõi), đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nắm rõ thông tin.

Hơn nữa, chức năng khảo sát của Workbase đã cho phép Conversion Studio thu thập phản hồi có thể hành động từ nhân viên một cách thường xuyên. Ví dụ, sau khi triển khai Workbase, một cuộc khảo sát hàng quý đã tiết lộ rằng 81% nhân viên cảm thấy được thông tin và tham gia vào các hoạt động của công ty nhiều hơn, một sự gia tăng đáng kể từ 60% được báo cáo trước khi sử dụng nền tảng. Chu trình phản hồi này cho phép ban quản lý giải quyết các mối quan tâm một cách chủ động, dẫn đến một sự gia tăng 24% trong sự hài lòng tổng thể của nhân viên trong vòng sáu tháng đầu triển khai.

Kết quả

Việc áp dụng Workbase đã có ảnh hưởng sâu sắc đến các hoạt động của Conversion Studio. Quy trình hội nhập được tinh giản không chỉ giảm thời gian đào tạo xuống hơn 80% mà còn cải thiện tính nhất quán và chất lượng của đào tạo, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã được chuẩn bị tốt để đóng góp hiệu quả từ ngày đầu tiên. Sự gia tăng năng suất là rất lớn, với nhân viên tiết kiệm trung bình 15 giờ mỗi tháng nhờ việc có quyền truy cập tập trung vào thông tin và Trợ lý AI xử lý các câu hỏi thường xuyên.

Những cải tiến này đã chuyển thành các kết quả kinh doanh cụ thể, bao gồm một sự gia tăng 20% về tốc độ giao hàng dự án, tiêu chuẩn chất lượng dự án tốt hơn và một sự giảm đáng kể trong chi phí vận hành. Hơn nữa, sự tăng cường sự tham gia của nhân viên và minh bạch mà Workbase mang lại đã góp phần vào một văn hóa nơi làm việc tích cực hơn, giảm tình trạng nhân viên rời bỏ.