Khởi đầu hoàn hảo - điều này có thể dẫn đến những sai lầm lớn rất nhanh chóng. Nếu quy trình khởi đầu không được thực hiện đúng cách, điều này sẽ có những hậu quả lớn.

Các nhân viên của bạn nên nhanh chóng ổn định trong công ty và cảm thấy rằng họ đang ở trong tay tốt. Nếu điều này không đạt được trong quá trình hướng dẫn, không chỉ hiệu suất sẽ bị ảnh hưởng. Trong trường hợp tồi tệ nhất, nó thậm chí có thể dẫn đến việc sa thải.

Trong bài viết này, đội ngũ chuyên nghiệp của Workbase sẽ chỉ cho bạn năm sai lầm nghiêm trọng thường gặp trong quá trình khởi đầu. Nếu bạn tránh được những thiếu sót này và tiếp cận chúng với các giải pháp phù hợp, bạn sẽ có thể đảm bảo quy trình khởi đầu có hệ thống và hiệu quả.

Khởi đầu là gì?

Nói đơn giản, khởi đầu là quy trình giúp nhân viên mới làm quen với công ty. Nhân viên nên hòa nhập nhanh chóng, cảm thấy thoải mái và thực hiện tốt công việc đúng thời gian. Nhưng khởi đầu còn nhiều hơn thế.

Quy trình khởi đầu từ ngày làm việc đầu tiên

Khoảnh khắc quan trọng đầu tiên trong quy trình khởi đầu là ngày làm việc đầu tiên. Với một chiến lược khởi đầu tốt, chuyên gia mới của bạn sẽ học các nhiệm vụ yêu cầu rất nhanh chóng. Sau đó, họ sẽ có thể hoàn thành khối lượng công việc của mình nhanh hơn.

Lợi ích của quy trình khởi đầu đúng

Một chiến lược khởi đầu tối ưu giúp bạn trở thành một nhà tuyển dụng phổ biến trong số nhân viên của mình. Tin tức về sự hài lòng của nhân viên và sự nhận diện với công ty cũng nhanh chóng lan rộng ra ngoài ranh giới công ty.

Các lợi ích của việc khởi đầu tốt trong chớp mắt:

• Nâng cao năng suất cho các thành viên mới trong nhóm của bạn

• Thời gian thích nghi nhanh hơn đáng kể cho các chuyên gia mới của bạn

• Tích cực hòa nhập xã hội vào đội ngũ nhân viên của bạn

• Động lực lớn hơn cho các thành viên mới trong công việc và quy trình mới

• Nhận diện với công ty của bạn và các mục tiêu chung

Quy trình khởi đầu: 5 lý do tại sao chiến lược của bạn không hiệu quả

Không có cách tiếp cận đúng đối với quy trình khởi đầu, bạn sẽ mất thời gian, tiền bạc và cuối cùng là động lực của nhân viên. Tìm hiểu thêm bên dưới về 5 lý do phổ biến nhất tại sao nhiều quy trình khởi đầu không hiệu quả.

Lý do 1: Yêu cầu quá mức vào ngày làm việc đầu tiên

Ngày làm việc đầu tiên thường cũng là ngày đầu tiên trong một môi trường mới. Nhân viên phải làm quen với môi trường mới, đồng nghiệp mới và các quy trình mới. Nếu họ cũng ngay lập tức đối mặt với các nhiệm vụ khó khăn, điều này có thể áp lực và làm cho quá trình thích nghi khó hơn nhiều.

Hơn nữa, sự tự tin của nhân viên thường chưa được xây dựng đầy đủ vào ngày làm việc đầu tiên. Họ không chắc chắn về những gì được mong đợi từ họ và họ sẽ phù hợp với vai trò mới của mình như thế nào.

Chỉ trong những trường hợp rất hiếm mới đạt được hiệu suất tối đa vào ngày làm việc đầu tiên - hoặc thậm chí trong vài tuần đầu tiên sau khi bắt đầu.

Nếu nhân viên bị choáng ngợp ngay từ ngày làm việc đầu tiên, điều này có thể ảnh hưởng đến động lực của họ. Kết quả là, họ gặp khó khăn trong việc tập trung vào công việc của mình.

Với tư cách là một người quản lý có trách nhiệm, do đó, nên cho nhân viên mới thời gian để ổn định. Điều này tăng cường cảm giác an toàn và sự trân trọng đối với nhân viên.

Cũng nên sử dụng các công cụ khởi đầu kỹ thuật số như một nền tảng nhân viên từ ngày làm việc đầu tiên. Điều này cho phép nhân viên được đào tạo một cách hệ thống với chất lượng nhất quán.

Các quy trình kỹ thuật số như vậy cho phép các nhân viên mới của bạn tìm hiểu các cấu trúc công ty, ví dụ như. Ai là người mà họ nên liên hệ về những mối quan tâm gì? Ai là cấp trên trực tiếp của họ và cách tốt nhất để liên hệ với họ là gì?

Các câu hỏi đơn giản cũng có thể được trả lời với sự trợ giúp của các video ngắn trong quá trình khởi đầu kỹ thuật số. Các ví dụ bao gồm: Làm thế nào để tôi vận hành máy pha cà phê? Tôi cần chú ý điều gì khi khách hàng đến thăm?

Sử dụng đúng cách, một nền tảng nhân viên có thể rất quý giá. Các doanh nhân tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc bằng cách lập bản đồ một phần lớn của quy trình khởi đầu thông qua nền tảng. Với các video đào tạo dựa trên vai trò, các khóa đào tạo, danh sách kiểm tra, wiki, bài kiểm tra và hơn thế nữa, bạn có thể giảm thiểu thời gian đào tạo một cách có hệ thống!

Lý do 2: Khởi đầu thủ công thay vì có hệ thống

Sai lầm lớn thứ hai khiến chiến lược khởi đầu của bạn không hiệu quả là do các chuyên gia mới của bạn đang được đào tạo bởi các nhân viên khác.

Tất nhiên, không sai khi các quản lý hoặc nhân viên khác tạm thời đồng hành cùng nhân viên mới, đặc biệt là trong thời gian hướng dẫn. Tuy nhiên, chiến lược khởi đầu này có nhiều nhược điểm.

Công việc không được hoàn thành khi có sự tham gia của các thành viên trong nhóm

Rất có khả năng rằng người quản lý cấp cao sẽ bị ràng buộc trong thời gian hướng dẫn. So với sự mất mát lớn về thời gian làm việc, điều này có thể dẫn đến chi phí cơ hội cao.

Trước khi bạn đọc các câu hỏi sau đây, hãy xem xét liệu câu trả lời cho chúng có thể được sử dụng thực tế hơn dưới dạng video đào tạo kèm theo các bài kiểm tra, thay vì phải trả lời chúng một cách thủ công cho từng nhân viên!

Chi phí cơ hội là gì? Chi phí cơ hội không phải là chi phí thực sự, mà là lợi nhuận bị mất. Trong trường hợp của các quản lý, họ không thể tạo ra bất kỳ tiền nào cho công ty miễn là họ bị ràng buộc trong quy trình khởi đầu.

Thông tin không được truyền đạt đúng cách hoặc bị bỏ qua

Một vấn đề khác trong quy trình khởi đầu cho nhân viên mới là thường chỉ có một phần thông tin được truyền đạt. Các quản lý cũng có thể đánh mất quy trình.

Các sai lầm thường xảy ra khi các quản lý không thực hiện công việc đang nói đến trong nhiều năm. Trong những trường hợp cực đoan (ví dụ: các điều kiện làm việc mới), các quản lý hoàn toàn không có kinh nghiệm với các nhiệm vụ của vị trí mới.

Tuy nhiên, các câu hỏi thường bị né tránh trong những ngày đầu do sự không chắc chắn. Thay vào đó, họ mù quáng cố gắng thực hiện các nhiệm vụ mà cuối cùng là không đúng.

Sự hiểu lầm xảy ra, điều này có thể gây căng thẳng và sự khó chịu cho tất cả những người liên quan. Điều này thậm chí có thể dẫn đến việc nhân viên mới từ chức nếu họ cảm thấy quá không thoải mái. Làm thế nào để tránh điều này? Theo điểm 1, một giải pháp kỹ thuật số là câu trả lời cho câu hỏi này. Một nền tảng nhân viên được triển khai một cách có hệ thống là sự bổ sung hoàn hảo cho khởi đầu thủ công.

• Ví dụ, việc cung cấp tài liệu tập trung và dựa trên vai trò như hướng dẫn, chỉ dẫn và quy trình làm việc có nghĩa là các nhân viên mới luôn có mọi thứ họ cần trong tầm tay.

• Truy cập trực tiếp vào các công cụ quan trọng và ứng dụng giúp công việc của nhân viên mới dễ dàng hơn tăng thêm sự an tâm.

• Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, tài liệu và video đào tạo cũng giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào vai trò của họ. Các video đào tạo kỹ thuật số đóng vai trò chính.

• Danh sách kiểm tra và yêu cầu kỹ thuật số giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra những gì họ đã học. Họ và nhà tuyển dụng của họ nhận được phản hồi về việc mọi thứ đã được hiểu đúng hay chưa. Nhân viên và nhà tuyển dụng cũng có thể đánh giá kỹ năng tốt hơn. Thời gian đào tạo được giảm một cách có hệ thống.

• Wikipedia là một phần của khởi đầu kỹ thuật số tốt. Nếu nhân viên không chắc chắn về điều gì đó trong công việc của họ, họ có thể tìm câu trả lời trong wiki trong thời gian rất ngắn.

Tất nhiên, một sự trao đổi cá nhân cũng phải diễn ra. Tuy nhiên, nên thực hiện khởi đầu kỹ thuật số cho tất cả các nhiệm vụ và quy trình xuất hiện lại.

Với tư cách là một nền tảng nhân viên, Workbase chính xác nhằm vào những mục tiêu này và cung cấp tất cả các chức năng quan trọng cần thiết cho khởi đầu kỹ thuật số.

Lý do 3: Các giá trị và kỳ vọng của công ty không được truyền đạt đúng

Hậu quả tiêu cực của một sự hướng dẫn thủ công thường là các giá trị và mục tiêu của công ty không được truyền đạt đúng. Chuyên gia mới của bạn nên biết chính xác những gì họ có thể mong đợi từ công ty của bạn. Dưới đây là một số câu hỏi quan trọng cần đặt ra:

Trước khi bạn đọc các câu hỏi sau đây, hãy xem xét liệu câu trả lời cho chúng có thể được sử dụng thực tế hơn dưới dạng video đào tạo kèm theo các bài thi, thay vì phải trả lời chúng một cách thủ công cho từng nhân viên!

‍

Công ty đang làm gì?

• Cho nhân viên của bạn thấy nhiệm vụ của họ là gì.

• Cho nhân viên của bạn thấy sản phẩm của bạn là gì.

• Cho nhân viên của bạn thấy vai trò của họ là gì.

Công ty đại diện cho điều gì?

• Truyền đạt các giá trị cốt lõi của công ty cho nhân viên của bạn.

• Họ có thể mong đợi sự hỗ trợ gì từ bạn?

• Các giá trị của công ty bạn truyền đạt ra bên ngoài là gì?

Công ty đang ở vị trí nào?

• Đối thoại cởi mở về tình hình hiện tại trên thị trường.

• Các nhân viên của bạn sắp có bao nhiêu đồng nghiệp?

• Điều gì làm cho sản phẩm của công ty bạn trở nên đặc biệt?

Tương lai sẽ như thế nào?

• Đối thoại cởi mở về các mục tiêu tương lai của công ty bạn.

• Thông tin cho nhân viên về sự phát triển kỹ thuật.

• Thường xuyên lấy ý kiến của nhân viên của bạn.

‍Nhân viên mới của bạn nên có thể trả lời những câu hỏi như thế này sau này. Nhân viên của bạn nên hiểu từ đầu rằng chính xác những gì hiệu suất hoặc KPI được mong đợi từ họ sau quy trình khởi đầu.

KPI là gì? KPI là viết tắt của Chỉ số Hiệu suất Chính. Nó là một chỉ số hiệu suất chủ yếu. Nó được sử dụng để đo lường khách quan kết quả công việc của từng nhân viên.

Lý do 4: Không có văn hóa phản hồi lành mạnh

Các nhân viên thường ngần ngại đưa ra phản hồi trung thực, cá nhân cho cấp trên hoặc đồng nghiệp. Tuy nhiên, một văn hóa phản hồi lành mạnh là quan trọng vì nó giúp xác định và giải quyết các vấn đề sớm. Điều này làm tăng sự gắn kết trong công ty.

Các khảo sát nhân viên có thể đóng một vai trò trung tâm trong bối cảnh này. Tuy nhiên, tùy chọn này thường không được xem xét, ví dụ như để ảnh hưởng tích cực đến tâm trạng của nhân viên.

Tuy nhiên, các thiếu sót có thể dễ dàng được xác định với một cuộc khảo sát ẩn danh.

Các lợi ích của một cuộc khảo sát là gì?

1. Phản hồi: Các cuộc khảo sát cung cấp cho nhân viên cơ hội để bày tỏ ý kiến của họ về điều kiện làm việc, sự hợp tác và các giá trị của công ty. Phản hồi này cung cấp cho ban lãnh đạo thông tin quan trọng về các khía cạnh của văn hóa làm việc đang hoạt động tốt và cái nào thì không.
   
   

2. Minh bạch: Bạn cho thấy rằng bạn lắng nghe ý kiến của nhân viên và coi trọng chúng. Điều này tăng cường tính minh bạch trong công ty và thúc đẩy sự tin tưởng của nhân viên vào ban lãnh đạo.
   
   

3. Ngày càng trôi chảy: Các cuộc khảo sát cũng có thể được sử dụng để so sánh văn hóa trong công ty của bạn theo thời gian và đo lường xem liệu các biện pháp được thực hiện để cải thiện văn hóa thực sự có hiệu quả hay không.

Xem thêm: Khảo sát nhân viên: 6 mẹo cho cuộc khảo sát hoàn hảo

Phân tích và đánh giá khảo sát một cách chuyên nghiệp

Với tư cách là một nền tảng nhân viên, Workbase không chỉ cung cấp công cụ tạo khảo sát mà còn chức năng phân tích chi tiết.

Với Workbase, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng liên hệ với nhân viên của mình, khuyến khích họ hoàn thành khảo sát và nhận được kết quả có thể sử dụng ngay sau đó.

Với một cuộc khảo sát nhân viên được phối hợp đúng cách và thường xuyên, bạn luôn ở bên đúng. Nếu bạn không tính đến điều này trong chiến lược khởi đầu của mình, điều này cũng có thể là một lý do cho sự thất bại.

Lý do 5: Khởi đầu bị giữ quá ngắn

Trong quá trình khởi đầu, chuyên gia mới của bạn sẽ nhanh chóng xác định vị trí với công ty của bạn. Điều này quan trọng vì những lý do sau:

1. Động lực: khi nhân viên định vị với công ty của bạn, họ có động lực hơn để làm tốt công việc của mình và hỗ trợ công ty một cách tích cực.
   
   

2. Trung thành: Những nhân viên định vị với công ty của bạn thường trung thành hơn và ở lại với công ty lâu hơn.
   
   

3. Năng suất: Những nhân viên định vị với công ty của bạn năng suất hơn vì họ cam kết hơn với thành công của công ty.

Bên cạnh việc nuôi dưỡng một văn hóa làm việc tích cực, do đó, việc đảm bảo rằng nhân viên định vị với công ty trong dài hạn là một nhiệm vụ chiến lược. Điều này bao gồm, ví dụ, có các mục tiêu và giá trị rõ ràng mà nhân viên có thể chia sẻ, cũng như thưởng cho nhân viên vì hiệu suất của họ và cung cấp cho họ cơ hội phát triển.

Khởi đầu do đó không chỉ là quản lý vài tuần đầu tiên, mà còn là nhất quán định hình tất cả các quy trình học tập quan trọng trong vài tháng - lý tưởng là theo cách kỹ thuật số và có hệ thống.