Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité explique comment Workbase Plateformes sp. z o.o. (“Workbase”, “nous”, “nous”) collecte, utilise, partage et protège les données personnelles lorsque vous visitez nos sites Web, utilisez nos produits, communiquez avec nous ou connectez des services tiers.

Contrôleur: Workbase Plateformes sp. z o.o., Franz-Joseph-Str. 11, 80801 Munich, Allemagne. Courriel: legal@workbase.com Personne-ressource: privacy@workbase.com Directeur: Nils Kroeger VATnuméro d’identification: PL8992989402

Champ d’application

Cette politique s’applique à nos sites Web, logiciels, API, intégrations, support client, facturation, analyse, opérations de sécurité et services connexes. Des conditions supplémentaires peuvent s’appliquer à certains produits, accords d’entreprise ou accords de traitement des données.

Données personnelles que nous traitons

Nous pouvons traiter les catégories suivantes de données personnelles:

• Données de compte, y compris le nom, l’adresse courriel de l’entreprise, l’entreprise, le rôle, les identifiants de connexion et l’adhésion à l’espace de travail.
• Données de contact et de communication, y compris les messages, les demandes de soutien, les notes de réunion, les commentaires et les préférences.
• Données de facturation et de contrat, y compris les renseignements sur le régime, les factures, l’état du paiement, les détails fiscaux et l’adresse commerciale.
• Données d’utilisation du produit, y compris les connexions, l’utilisation des fonctionnalités, les appels API, les paramètres, les événements d’audit et l’activité de workflow.
• Données techniques, y compris l’adresse IP, les informations sur l’appareil, le type de navigateur, le système d’exploitation, les identifiants, les journaux d’erreurs et les journaux de sécurité.
• Contenu client, y compris les données que les clients téléchargent, connectent, importent, génèrent ou traitent autrement par Workbase.
• Données d’intégration des services que les clients se connectent à Workbase, selon les autorisations accordées par le client.

Sources de données

Nous recevons des données personnelles directement de vous, de votre organisation, d’intégrations connectées, de fournisseurs de services, de sources d’affaires publiques et de journaux techniques générés automatiquement. Lorsque les clients téléchargent ou connectent des données sur d’autres personnes, le client est responsable d’avoir une base légale pour le faire.

Objets du traitement

Nous traitons les données personnelles pour:

• Fournir, exploiter, sécuriser et améliorer Workbase.
• Créer et gérer des comptes, des espaces de travail, des permissions et des abonnements.
• Fournir un soutien à la clientèle et répondre aux demandes.
• Traiter la facturation, les paiements, les taxes, les renouvellements et l’administration des comptes.
• Surveiller les performances de service, résoudre les problèmes et prévenir les abus.
• Maintenir la sécurité, les registres de vérification, la prévention de la fraude et les contrôles de conformité.
• Envoyez le produit, le service et les communications administratives.
• Analysez l’utilisation des produits et améliorez notre site Web, notre embarquement et notre expérience des produits.
• Respecter les obligations légales et faire respecter nos accords.

Bases juridiques

Lorsque les lois GDPR ou similaires s’appliquent, nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes:

• Exécution d’un contrat de gestion de compte, de prestation de services, de soutien et de facturation.
• Intérêts légitimes pour la sécurité, la prévention de la fraude, l’amélioration des services, l’analyse et les communications d’affaires.
• Consentement aux cookies facultatifs, à certaines communications marketing et à d’autres traitements facultatifs au besoin.
• Obligations légales en matière de fiscalité, de comptabilité, de conformité et de réglementation.

Les données du client et le rôle du processeur

Pour les données personnelles que les clients soumettent à Workbase pour le traitement par les services, Workbase agit généralement comme un processeur ou un fournisseur de services et le client agit comme contrôleur. Le client détermine les finalités et les moyens de traitement. Le traitement de ces données est régi par l’accord applicable et, le cas échéant, par notre addendum au traitement des données.

Partage des données personnelles

Nous pouvons partager des données personnelles avec:

• Hébergement, infrastructure, analyse, paiement, communication, sécurité et fournisseurs de soutien.
• Conseillers professionnels, vérificateurs, banques, assureurs et représentants légaux.
• Intégrations tierces activées par le client.
• Autorités, tribunaux ou organismes de réglementation lorsque la loi l’exige.
• Filiales ou successeurs dans le cadre d’une fusion, acquisition, financement, restructuration ou transfert d’actifs.

Nous ne vendons pas de données sur l’espace de travail des clients privés. Nous exigeons des fournisseurs de services qu’ils traitent les données uniquement en vertu d’obligations contractuelles, de confidentialité et de sécurité appropriées.

Transferts internationaux

Nous pouvons traiter des données dans l’Espace économique européen et dans d’autres pays où nous ou nos fournisseurs exerçons nos activités. Au besoin, nous utilisons des garanties appropriées telles que les décisions d’adéquation, les clauses contractuelles types, les accords de traitement des données et les mesures de sécurité technique et organisationnelle.

Conservation

Nous conservons les données personnelles seulement aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, y compris la prestation de services, l’administration des comptes, la conformité juridique, le règlement des différends, la sécurité, les sauvegardes et les exigences d’audit. Les périodes de conservation varient selon la catégorie de données, la configuration du produit, les instructions du client et les obligations légales.

Sécurité

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles conçues pour protéger les données personnelles, y compris les contrôles d’accès, le cryptage, l’enregistrement, la surveillance, les autorisations les moins privilégiées, les pratiques de développement sécurisées et la diligence raisonnable du fournisseur. Aucun système n’est complètement sécurisé, mais nous travaillons à réduire les risques et à réagir rapidement aux incidents.

Vos droits

Selon votre emplacement, vous pouvez avoir des droits d’accès, de rectification, de suppression, de restriction, d’objection ou de port de vos données personnelles. Vous pouvez également retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement. Pour exercer des droits, contactez privacy@workbase.com. Il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité et que nous puissions adresser des demandes concernant les données contrôlées par le client.

Cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires comme décrit dans notre Politique de Cookies. Vous pouvez gérer les cookies optionnels par le biais des contrôles de consentement lorsque disponibles et par les paramètres de votre navigateur.

Communications marketing

Vous pouvez vous désabonner des courriels marketing en utilisant le lien de désabonnement dans l’email ou en nous contactant. Nous pouvons toujours envoyer des messages transactionnels, de sécurité, de facturation ou liés au service.

Children

Workbase est destiné aux utilisateurs commerciaux et n’est pas destiné aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment les données personnelles des enfants.

Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. La dernière version sera publiée sur cette page. Les changements matériels peuvent être communiqués par le produit, par courriel ou par une autre méthode appropriée.