Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Workbase Platforms sp. z o.o. (“Workbase,” “wij” en “ons”) verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt persoonsgegevens wanneer u onze websites bezoekt, onze producten gebruikt, met ons communiceert of diensten van derden verbindt.

Verwerkingsverantwoordelijke: Workbase Platforms sp. z o.o., Franz-Joseph-Str. 11, 80801 München, Duitsland. E-mail: legal@workbase.com Privacycontact: privacy@workbase.com Bestuurder: Nils Kroeger ** VATidentificatienummer:** PL8992989402

Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op onze websites, software, API’s, integraties, klantenondersteuning, facturering, analytics, beveiligingsoperaties en aanverwante diensten. Voor specifieke producten, bedrijfsovereenkomsten of regelingen voor gegevensverwerking kunnen aanvullende voorwaarden gelden.

Persoonsgegevens die wij verwerken

We kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Accountgegevens, waaronder naam, zakelijke e-mailadres, bedrijf, rol, inloggegevens en werkruimte lidmaatschap.
• Contact- en communicatiegegevens, waaronder berichten, ondersteuningsverzoeken, vergadernotities, feedback en voorkeuren.
• Facturerings- en contractgegevens, inclusief plangegevens, facturen, betalingsstatus, belastinggegevens en bedrijfsadres.
• Productgebruiksgegevens, inclusief logins, gebruik van functies, API-oproepen, instellingen, auditevenementen en workflow-activiteit.
• Technische gegevens, waaronder IP-adres, apparaatinformatie, browsertype, besturingssysteem, identificatienummers, foutlogboeken en beveiligingslogboeken.
• Inhoud van de klant, inclusief gegevens die klanten uploaden, verbinden, importeren, genereren of anderszins verwerken via Workbase.
• Integratiegegevens van diensten die klanten verbinden met Workbase, afhankelijk van de toestemmingen die de klant verleent.

Bronnen van gegevens

Wij ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van u, van uw organisatie, van verbonden integraties, van dienstverleners, van publieke zakelijke bronnen en van automatisch gegenereerde technische logs. Wanneer klanten gegevens over andere mensen uploaden of verbinden, is de klant verantwoordelijk voor het hebben van een wettige basis om dit te doen.

Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• Voorzien, bedienen, beveiligen en verbeteren van Workbase.
• Accounts, werkruimtes, machtigingen en abonnementen aanmaken en beheren.
• Lever klantenondersteuning en beantwoord verzoeken.
• Process facturering, betalingen, belastingen, verlengingen, en rekening administratie.
• De prestaties van de dienst monitoren, problemen oplossen en misbruik voorkomen.
• Behoud van beveiliging, auditlogboeken, fraudepreventie en nalevingscontroles.
• Verzend product, service en administratieve communicatie.
• Analyseer productgebruik en verbeter onze website, onboarding en productervaring.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen en handhaven van onze overeenkomsten.

Rechtsgronden

Wanneer de GDPR of soortgelijke wetten van toepassing zijn, vertrouwen wij op de volgende rechtsgrondslagen:

• Uitvoering van een contract voor account management, service levering, ondersteuning en facturering.
• Legitieme belangen voor veiligheid, fraude preventie, service verbetering, analyse, en zakelijke communicatie.
• Toestemming voor optionele cookies, bepaalde marketingcommunicaties en andere optionele verwerking indien vereist.
• Juridische verplichtingen voor fiscale, boekhoudkundige, compliance- en regelgevingsverzoeken.

Rol van klantgegevens en verwerker

Voor persoonsgegevens die klanten aan Workbase voorleggen voor verwerking via de diensten, fungeert Workbase doorgaans als processor of serviceprovider en de klant fungeert als controller. De klant bepaalt het doel en de wijze van verwerking. De verwerking van die gegevens is onderworpen aan de toepasselijke overeenkomst en, in voorkomend geval, aan ons addendum voor gegevensverwerking.

Delen van persoonsgegevens

We kunnen persoonsgegevens delen met:

• Hosting, infrastructuur, analyse, betaling, communicatie, beveiliging en support providers.
• Professionele adviseurs, accountants, banken, verzekeraars en juridische vertegenwoordigers.
• Integraties van derden ingeschakeld door de klant.
• Autoriteiten, rechtbanken of regelgevers indien wettelijk vereist.
• Affiliates of opvolgers in verband met een fusie, overname, financiering, herstructurering of vermogensoverdracht.

Wij verkopen geen private klant werkruimte gegevens. Wij eisen dat dienstverleners gegevens alleen verwerken onder passende contractuele, vertrouwelijkheid en veiligheidsverplichtingen.

Internationale overdrachten

We kunnen gegevens verwerken in de Europese Economische Ruimte en andere landen waar wij of onze leveranciers actief zijn. Waar nodig maken we gebruik van passende waarborgen zoals adequaatheidsbeslissingen, standaardcontractbepalingen, gegevensverwerkingsovereenkomsten en technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Bewaring

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven, waaronder dienstverlening, administratie van rekeningen, wettelijke naleving, geschillenbeslechting, beveiliging, back-ups en auditvereisten. Bewaartermijnen variëren per gegevenscategorie, productconfiguratie, klantinstructies en wettelijke verplichtingen.

Beveiliging

We maken gebruik van technische en organisatorische maatregelen ontworpen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangscontrole, encryptie, logging, monitoring, minst-privilege machtigingen, veilige ontwikkelingspraktijken, en provider due diligence. Geen enkel systeem is volledig beveiligd, maar we werken eraan om het risico te verminderen en snel te reageren op incidenten.

Uw rechten

Afhankelijk van uw locatie kunt u recht hebben op toegang, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of port van uw persoonsgegevens. U kunt ook uw toestemming intrekken wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming. Neem contact op met privacy@workbase.com om rechten uit te oefenen. We moeten mogelijk uw identiteit verifiëren en kunnen verzoeken over klantgestuurde gegevens naar de relevante klant sturen.

Cookies

Wij gebruiken cookies en soortgelijke technologieën zoals beschreven in ons Cookiebeleid. U kunt optionele cookies beheren via de toestemmingscontrole indien beschikbaar en via uw browserinstellingen.

Marketingcommunicatie

U kunt zich uitschrijven voor marketingmails door gebruik te maken van de afmeldlink in de e-mail of contact met ons op te nemen. We kunnen nog steeds transactie, beveiliging, facturering of service-gerelateerde berichten verzenden.

Children

Workbase is bedoeld voor zakelijke gebruikers en is niet gericht op kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd. Materiaalwijzigingen kunnen via het product, per e-mail of via een andere geschikte methode worden meegedeeld.