5 Gründe, warum Ihre Onboarding-Strategie nicht funktioniert

Perfektes Onboarding - das kann schnell zu großen Fehlern führen. Wenn der Onboarding-Prozess nicht korrekt umgesetzt wird, hat dies massive Konsequenzen.

Ihre Mitarbeiter sollen sich schnell im Unternehmen einleben und das Gefühl haben, gut aufgehoben zu sein. Gelingt dies während der Einarbeitungsphase nicht, leidet nicht nur die Leistung. Im schlimmsten Fall kann es sogar zur Kündigung führen.

In diesem Artikel zeigt Ihnen unser erfahrenes Workbase Team fünf schwerwiegende Fehler, die im Onboarding-Prozess häufig gemacht werden. Wenn Sie diese Unzulänglichkeiten vermeiden und sie mit den richtigen Lösungen angehen, können Sie ein systematisches und effizientes Onboarding gewährleisten.

Was ist Onboarding?

Vereinfacht ausgedrückt ist Onboarding der Prozess, neue Mitarbeiter mit dem Unternehmen vertraut zu machen. Mitarbeiter sollen sich schnell integrieren, wohlfühlen und zeitnah gute Leistungen erbringen. Aber Onboarding ist noch viel mehr als das.

Onboarding-Prozess ab dem ersten Arbeitstag

Der erste wichtige Moment im Onboarding-Prozess ist der erste Arbeitstag. Mit einer guten Onboarding-Strategie lernt Ihre neue Fachkraft die erforderlichen Aufgaben sehr schnell. Sie wird dann in der Lage sein, ihr Arbeitspensum schneller zu bewältigen.

Vorteile des richtigen Onboarding-Prozesses

Eine optimale Onboarding-Strategie hilft Ihnen, ein beliebter Arbeitgeber bei Ihren Mitarbeitern zu werden. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Identifikation mit dem Unternehmen sprechen sich auch schnell über die Unternehmensgrenzen hinaus herum.

Die Vorteile eines guten Onboardings auf einen Blick:

• Schnellere Produktivität für Ihre neuen Teammitglieder
• Eine deutlich schnellere Eingewöhnungszeit für Ihre neuen Fachkräfte
• Optimale soziale Integration in das Team Ihrer Mitarbeiter
• Höhere Motivation Ihrer Neuzugänge bei den neuen Aufgaben und Prozessen
• Identifikation mit Ihrem Unternehmen und gemeinsamen Zielen

Onboarding-Prozess: 5 Gründe, warum Ihre Strategie nicht funktioniert

Ohne den richtigen Ansatz für das Onboarding verlieren Sie Zeit, Geld und letztlich die Motivation der Mitarbeiter. Erfahren Sie im Folgenden mehr über die 5 häufigsten Gründe, warum viele Onboarding-Prozesse nicht funktionieren.

Grund 1: Überforderung am ersten Arbeitstag

Der erste Arbeitstag ist oft auch der erste Tag in einer neuen Umgebung. Mitarbeiter müssen sich an die neue Umgebung, neue Kollegen und neue Prozesse gewöhnen. Wenn sie dann auch noch direkt mit schwierigen Aufgaben konfrontiert werden, kann dies überfordernd sein und den Eingewöhnungsprozess deutlich erschweren.

Zudem ist das Selbstvertrauen der Mitarbeiter an ihrem ersten Arbeitstag oft noch nicht voll ausgeprägt. Sie sind unsicher, was von ihnen erwartet wird und wie sie in ihre neue Rolle passen.

Nur in den seltensten Fällen wird am ersten Arbeitstag - oder sogar in den ersten Wochen nach dem Start - die volle Leistung erbracht.

Wenn Mitarbeiter am ersten Arbeitstag sofort überfordert sind, kann dies ihre Motivation beeinträchtigen. Infolgedessen fällt es ihnen schwer, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

Als verantwortungsvolle Führungskraft ist es daher ratsam, neuen Mitarbeitern Zeit zum Einleben zu geben. Dies erhöht das Gefühl der Sicherheit und Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter.

Es empfiehlt sich, digitale Onboarding-Tools wie eine Mitarbeiterplattform vom ersten Arbeitstag an zu nutzen. So können Mitarbeiter systematisch und in gleichbleibender Qualität geschult werden.

Solche digitalen Prozesse ermöglichen es Ihren neuen Mitarbeitern beispielsweise, die Unternehmensstrukturen kennenzulernen. An wen sollen sie sich mit welchen Anliegen wenden? Wer sind ihre direkten Vorgesetzten und wie sind diese am besten zu erreichen?

Schon einfache Fragen lassen sich mit Hilfe von kurzen Videos während des digitalen Onboarding-Prozesses beantworten. Beispiele sind: Wie bediene ich die Kaffeemaschine? Worauf muss ich achten, wenn Kunden zu Besuch kommen?

Richtig eingesetzt kann eine Mitarbeiterplattform Gold wert sein. Unternehmer sparen viel Zeit und Geld, indem sie einen Großteil des Onboarding-Prozesses über die Plattform abbilden. Mit rollenbasierten Schulungsvideos, Trainingskursen, Checklisten, Wikis, Prüfungen und mehr können Sie die Einarbeitungszeit systematisch verkürzen!

Grund 2: Manuelles statt systematisiertes Onboarding

Der zweite große Fehler, warum Ihre Onboarding-Strategie nicht funktioniert, liegt darin, dass Ihre neuen Fachkräfte von anderen Mitarbeitern eingearbeitet werden.

Natürlich ist es nicht falsch, wenn Führungskräfte oder andere Mitarbeiter den neuen Mitarbeiter vorübergehend begleiten, insbesondere während der Einarbeitungszeit. Diese Onboarding-Strategie hat jedoch viele Nachteile.

Arbeit bleibt liegen, wenn Teammitglieder eingebunden sind

Es ist sehr wahrscheinlich, dass die erfahrene Führungskraft für die Einarbeitungszeit gebunden ist. Gemessen am hohen Arbeitszeitausfall kann dies zu hohen Opportunitätskosten führen.

Bevor Sie die folgenden Fragen lesen, überlegen Sie, ob die Antworten darauf pragmatischer in Form von Schulungsvideos in Kombination mit Tests genutzt werden könnten, anstatt sie für jeden Mitarbeiter manuell zu beantworten!

Was sind Opportunitätskosten? Opportunitätskosten sind keine realen Kosten, sondern entgangener Gewinn. Im Fall von Führungskräften können diese kein Geld für das Unternehmen erwirtschaften, solange sie im Onboarding-Prozess gebunden sind.

Informationen werden nicht richtig kommuniziert oder weggelassen

Ein weiteres Problem im Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter ist, dass oft nur Bruchteile von Informationen kommuniziert werden. Auch Führungskräfte können den Überblick über Prozesse verlieren.

Fehler passieren vor allem dann, wenn Führungskräfte die betreffende Aufgabe selbst seit Jahren nicht mehr ausgeführt haben. In Extremfällen (z. B. neue Arbeitsbedingungen) haben Führungskräfte gar keine Erfahrung mit den Aufgaben der neuen Position.

Dennoch werden Fragen in den ersten Tagen aus Unsicherheit oft vermieden. Stattdessen werden Aufgaben blindlings versucht, was letztlich zu Fehlern führt.

Es entstehen Missverständnisse, die bei allen Beteiligten zu Stress und Ärger führen können. Dies kann sogar dazu führen, dass der neue Mitarbeiter kündigt, wenn er sich zu unwohl fühlt. Wie lässt sich das vermeiden? Anknüpfend an Punkt 1 ist eine digitale Lösung die Antwort auf diese Frage. Eine systematisch implementierte Mitarbeiterplattform ist die perfekte Ergänzung zum manuellen Onboarding.

• Beispielsweise bedeutet die zentrale und rollenbasierte Bereitstellung von Dokumenten wie Handbüchern, Richtlinien und Verfahrensanweisungen, dass neue Mitarbeiter immer alles griffbereit haben, was sie benötigen.
• Der direkte Zugriff auf wichtige Tools und Anwendungen, die die Arbeit des neuen Mitarbeiters erleichtern, erhöht die Sicherheit.
• Nicht zuletzt helfen Schulungsmaterialien und Videos den neuen Mitarbeitern, sich schneller in ihre Rolle einzufinden. Digitale Schulungsvideos spielen dabei eine primäre Rolle.
• Digitale Checklisten und Abfragen machen es den Mitarbeitern leicht, das Gelernte einfach zu überprüfen. Sie und ihr Arbeitgeber erhalten Feedback darüber, ob alles richtig verstanden wurde. Mitarbeiter und Arbeitgeber können so auch Kompetenzen besser einschätzen. Die Einarbeitungszeit wird systematisch verkürzt.
• Wikis sind Teil eines guten digitalen Onboardings. Wenn sich Mitarbeiter während ihrer Arbeit bei etwas unsicher sind, finden sie im Wiki innerhalb kürzester Zeit eine Antwort.

Natürlich muss auch ein persönlicher Austausch stattfinden. Es ist jedoch ratsam, für alle wiederkehrenden Aufgaben und Prozesse ein digitales Onboarding zu implementieren.

Als Mitarbeiterplattform ist Workbase genau auf diese Ziele ausgerichtet und bietet alle wichtigen Funktionen, die für ein digitales Onboarding erforderlich sind.

Grund 3: Unternehmenswerte und Erwartungen werden nicht richtig kommuniziert

Die negative Folge einer manuellen Einarbeitung ist oft, dass Unternehmenswerte und Ziele nicht richtig kommuniziert werden. Ihre neue Fachkraft sollte genau wissen, was sie von Ihrem Unternehmen erwarten kann. Hier sind einige wichtige Fragen, die man sich stellen sollte:

Bevor Sie die folgenden Fragen lesen, überlegen Sie, ob die Antworten darauf pragmatischer in Form von Schulungsvideos in Kombination mit Prüfungen genutzt werden könnten, anstatt sie für jeden Mitarbeiter manuell zu beantworten!

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Was macht das Unternehmen?

• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, was ihre Aufgaben sind.
• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, was Ihre Produkte sind.
• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, was ihr Teil am Ganzen ist.

Wofür steht das Unternehmen?

• Kommunizieren Sie den Mitarbeitern die Kernwerte des Unternehmens.
• Welche Unterstützung können sie von Ihnen erwarten?
• Welche Werte vermittelt Ihr Unternehmen nach außen?

Wo steht das Unternehmen?

• Sprechen Sie offen über die aktuelle Situation am Markt.
• Wie viele Kollegen werden Ihre Mitarbeiter bald haben?
• Was macht die Produkte Ihres Unternehmens so besonders?

Wie sieht die Zukunft aus?

• Sprechen Sie offen über die zukünftigen Ziele Ihres Unternehmens.
• Mitarbeiterinformationen über technische Entwicklungen.
• Holen Sie sich oft die Meinung Ihrer Mitarbeiter ein.

Ihr neuer Mitarbeiter sollte Fragen wie diese später beantworten können. Ihr Mitarbeiter sollte von Anfang an genau verstehen, welche Leistung oder KPIs nach dem Onboarding-Prozess von ihm erwartet werden.

Wofür steht KPI? KPI steht für Key Performance Indicator. Es ist eine Leistungskennzahl. Sie wird verwendet, um die Arbeitsergebnisse einzelner Mitarbeiter objektiv zu messen.

Grund 4: Keine gesunde Feedback-Kultur

Mitarbeiter scheuen sich oft davor, ihren Vorgesetzten oder Kollegen ehrliches, persönliches Feedback zu geben. Eine gesunde Feedback-Kultur ist jedoch wichtig, da sie hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Dies stärkt den Zusammenhalt im Unternehmen.

Mitarbeiterbefragungen können in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle spielen. Diese Option wird jedoch oft nicht in Betracht gezogen, beispielsweise um die Stimmung unter den Mitarbeitern positiv zu beeinflussen.

Defizite lassen sich jedoch mit einer anonymen Umfrage leicht identifizieren.

Was sind die Vorteile einer Umfrage?

1. Feedback: Umfragen bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Meinung zu Arbeitsbedingungen, Zusammenarbeit und Unternehmenswerten zu äußern. Dieses Feedback gibt dem Management wichtige Informationen darüber, welche Aspekte der Arbeitskultur gut funktionieren und welche nicht.
2. Transparenz: Sie signalisieren, dass Sie den Meinungen der Mitarbeiter zuhören und diese ernst nehmen. Dies erhöht die Transparenz im Unternehmen und fördert das Vertrauen der Mitarbeiter in die Geschäftsführung.
3. Vergleichbarkeit: Umfragen können auch dazu verwendet werden, die Kultur in Ihrem Unternehmen im Zeitverlauf zu vergleichen und zu messen, ob die zur Verbesserung der Kultur getroffenen Maßnahmen tatsächlich Wirkung zeigen.

Lesen Sie auch: Mitarbeiterbefragung: 6 Tipps für die perfekte Umfrage

Umfragen professionell analysieren und auswerten

Als Mitarbeiterplattform bietet Workbase nicht nur das Werkzeug zur Erstellung von Umfragen, sondern auch eine detaillierte Analysefunktion.

Mit Workbase können Sie schnell und einfach mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt treten, sie zum Ausfüllen der Umfrage anregen und kurz darauf verwertbare Ergebnisse erhalten.

Mit einer richtig abgestimmten und regelmäßigen Mitarbeiterbefragung sind Sie immer auf der sicheren Seite. Wenn Sie dies in Ihrer Onboarding-Strategie nicht berücksichtigen, kann dies ebenfalls ein Grund für das Scheitern sein.

Grund 5: Onboarding wird zu kurz gehalten

Während des Onboarding-Prozesses wird sich Ihre neue Fachkraft bald mit Ihrem Unternehmen identifizieren. Dies ist aus folgenden Gründen wichtig:

1. Motivation: Wenn sich Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen identifizieren, sind sie motivierter, ihre Arbeit besser zu machen und das Unternehmen aktiv zu unterstützen.
2. Loyalität: Mitarbeiter, die sich mit Ihrem Unternehmen identifizieren, sind tendenziell loyaler und bleiben länger im Unternehmen.
3. Produktivität: Mitarbeiter, die sich mit Ihrem Unternehmen identifizieren, sind produktiver, weil sie sich stärker für den Erfolg des Unternehmens einsetzen.

Neben der Pflege einer positiven Arbeitskultur ist es daher eine strategische Aufgabe, dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeiter langfristig mit dem Unternehmen identifizieren. Dazu gehört beispielsweise, klare Ziele und Werte zu haben, die die Mitarbeiter teilen können, sowie die Mitarbeiter für ihre Leistung zu belohnen und ihnen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten.

Beim Onboarding geht es also nicht nur darum, die ersten Wochen zu managen, sondern auch darum, alle wichtigen Lernprozesse über mehrere Monate hinweg konsequent zu verankern - idealerweise digital und systematisch.

Fazit

Mit dem richtigen Ansatz für Ihren Onboarding-Prozess können Sie neue Mitarbeiter zuverlässig einarbeiten. Zeigen Sie insbesondere neuen Fachkräften, dass Sie der richtige Ort für sie zum Arbeiten sind.

Durch die Beseitigung dieser fünf grundlegenden Fehler kann der Onboarding-Prozess erfolgreicher gestaltet werden. Workbase bietet Ihnen ein breiteres Spektrum an Leistungen als herkömmliche Softwarelösungen.

Nachrichten, Umfragen und Analysen aller Art werden Ihnen helfen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Onboarding-Strategie zu perfektionieren und Ihre Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen.

Digitales Onboarding ist die Technologie der Zukunft, mit der Sie Ihre Fachkräfte schulen werden.

Lassen Sie sich jetzt von unseren Experten beraten, wie Sie am besten im Onboarding-Prozess vorgehen. Mit Workbase an Ihrer Seite wird Ihre Onboarding-Strategie funktionieren.”