5 raisons pour lesquelles votre stratégie d'onboarding ne fonctionne pas

Un onboarding parfait - cela peut rapidement mener à des erreurs majeures. Si le processus d’onboarding n’est pas mis en œuvre correctement, les conséquences sont massives.

Vos employés doivent s’intégrer rapidement dans l’entreprise et sentir qu’ils sont entre de bonnes mains. Si cela n’est pas réalisé lors du processus d’intégration, ce n’est pas seulement la performance qui sera affectée. Dans le pire des cas, cela peut même conduire à un licenciement.

Dans cet article, notre équipe expérimentée de Workbase vous présente cinq erreurs graves qui sont souvent commises lors du processus d’onboarding. Si vous évitez ces lacunes et les abordez avec les bonnes solutions, vous serez en mesure d’assurer un onboarding systématique et efficace.

Qu’est-ce que l’onboarding ?

En termes simples, l’onboarding est le processus de familiarisation des nouveaux employés avec l’entreprise. Les employés doivent s’intégrer rapidement, se sentir à l’aise et être performants dans un délai raisonnable. Mais l’onboarding est bien plus que cela.

Le processus d’onboarding dès le premier jour de travail

Le premier moment important du processus d’onboarding est le premier jour de travail. Avec une bonne stratégie d’onboarding, votre nouveau spécialiste apprendra très rapidement les tâches requises. Il pourra alors accomplir sa charge de travail plus rapidement.

Avantages d’un bon processus d’onboarding

Une stratégie d’onboarding optimale vous aide à devenir un employeur apprécié de vos collaborateurs. La satisfaction des employés et leur identification à l’entreprise se propagent également rapidement au-delà des frontières de la société.

Les avantages d’un bon onboarding en un coup d’œil :

• Productivité plus rapide pour vos nouveaux membres d’équipe
• Une période d’acclimatation nettement plus courte pour vos nouveaux spécialistes
• Intégration sociale optimale au sein de l’équipe de vos employés
• Motivation accrue pour vos nouveaux arrivants dans leurs nouvelles tâches et processus
• Identification à votre entreprise et à vos objectifs communs

Processus d’onboarding : 5 raisons pour lesquelles votre stratégie ne fonctionne pas

Sans la bonne approche de l’onboarding, vous perdez du temps, de l’argent et, finalement, la motivation de vos employés. Découvrez ci-dessous les 5 raisons les plus courantes pour lesquelles de nombreux processus d’onboarding ne fonctionnent pas.

Raison 1 : Des exigences excessives lors de la première journée de travail

Le premier jour de travail est souvent aussi le premier jour dans un nouvel environnement. Les employés doivent s’habituer au nouveau cadre, aux nouveaux collègues et aux nouveaux processus. S’ils sont également directement confrontés à des tâches difficiles, cela peut être accablant et rendre le processus d’acclimatation beaucoup plus difficile.

De plus, la confiance en soi des employés n’est souvent pas encore pleinement établie lors de leur premier jour de travail. Ils ne savent pas exactement ce qu’on attend d’eux ni comment ils s’intégreront dans leur nouveau rôle.

Ce n’est que dans de très rares cas qu’une pleine performance est atteinte dès le premier jour de travail - ou même dans les premières semaines après le début.

Si les employés sont immédiatement submergés lors de leur premier jour de travail, cela peut affecter leur motivation. Par conséquent, ils ont du mal à se concentrer sur leur travail.

En tant que manager responsable, il est donc conseillé de donner aux nouveaux employés le temps de s’installer. Cela augmente le sentiment de sécurité et de reconnaissance envers l’employé.

Il est recommandé d’utiliser des outils d’onboarding numérique tels qu’une plateforme pour employés dès le premier jour de travail. Cela permet de former systématiquement les employés avec une qualité constante.

De tels processus numériques permettent à vos nouveaux employés de se familiariser, par exemple, avec les structures de l’entreprise. Qui doivent-ils contacter pour telle ou telle préoccupation ? Qui sont leurs supérieurs directs et quel est le meilleur moyen de les joindre ?

Même des questions simples peuvent être résolues à l’aide de courtes vidéos pendant le processus d’onboarding numérique. Par exemple : Comment faire fonctionner la machine à café ? À quoi dois-je faire attention lorsque des clients viennent en visite ?

Utilisée correctement, une plateforme pour employés peut valoir son pesant d’or. Les entrepreneurs économisent beaucoup de temps et d’argent en transposant une grande partie du processus d’onboarding via la plateforme. Avec des vidéos de formation basées sur les rôles, des cours de formation, des listes de contrôle, des wikis, des examens et plus encore, vous pouvez réduire systématiquement le temps de formation !

Raison 2 : Un onboarding manuel au lieu de systématisé

La deuxième grande erreur expliquant pourquoi votre stratégie d’onboarding ne fonctionne pas est que vos nouveaux spécialistes sont formés par d’autres employés.

Bien entendu, il n’est pas mauvais que des managers ou d’autres employés accompagnent temporairement le nouvel employé, surtout pendant la période d’intégration. Cependant, cette stratégie d’onboarding présente de nombreux inconvénients.

Le travail reste inachevé lorsque les membres de l’équipe sont impliqués

Il est fort probable que le manager senior soit mobilisé pour la période d’intégration. Mesuré par rapport à la perte élevée de temps de travail, cela peut entraîner des coûts d’opportunité importants.

Avant de lire les questions suivantes, demandez-vous si les réponses à celles-ci pourraient être utilisées de manière plus pragmatique sous forme de vidéos de formation combinées à des tests, plutôt que d’y répondre manuellement pour chaque employé !

Qu’est-ce qu’un coût d’opportunité ? Les coûts d’opportunité ne sont pas des coûts réels, mais un manque à gagner. Dans le cas des managers, ils ne peuvent pas générer d’argent pour l’entreprise tant qu’ils sont mobilisés par le processus d’onboarding.

L’information n’est pas communiquée correctement ou est omise

Un autre problème dans le processus d’onboarding des nouveaux employés est que souvent, seules des fractions d’informations sont communiquées. Les managers peuvent également perdre de vue certains processus.

Les erreurs surviennent principalement lorsque les managers n’ont pas exercé eux-mêmes le poste en question depuis des années. Dans des cas extrêmes (par exemple, nouvelles conditions de travail), les managers n’ont aucune expérience avec les tâches du nouveau poste.

Cependant, les questions sont souvent évitées les premiers jours en raison de l’incertitude. Au lieu de cela, ils tentent aveuglément des tâches qui s’avèrent finalement incorrectes.

Des malentendus surgissent, ce qui peut entraîner du stress et de l’agacement pour toutes les personnes impliquées. Cela peut même conduire à la démission du nouvel employé s’il se sent trop mal à l’aise. Comment éviter cela ? Dans la lignée du point 1, une solution numérique est la réponse à cette question. Une plateforme pour employés systématiquement mise en œuvre est le complément parfait de l’onboarding manuel.

• Par exemple, la mise à disposition centralisée et basée sur les rôles de documents tels que des manuels, des directives et des instructions de procédure signifie que les nouveaux employés ont toujours tout ce dont ils ont besoin à portée de main.
• L’accès direct à des outils et applications importants qui facilitent le travail du nouvel employé renforce sa sécurité.
• Enfin, les supports de formation et les vidéos aident également les nouveaux employés à s’adapter plus rapidement à leur rôle. Les vidéos de formation numérique jouent un rôle primordial.
• Les listes de contrôle numériques et les questionnaires permettent aux employés de réviser facilement ce qu’ils ont appris. Eux et leur employeur reçoivent un retour sur la bonne compréhension de tout. Les employés et l’employeur peuvent également mieux évaluer les compétences. Le temps de formation est systématiquement réduit.
• Les wikis font partie d’un bon onboarding numérique. Si les employés ont un doute sur quelque chose pendant leur travail, ils peuvent trouver une réponse dans le wiki en très peu de temps.

Bien entendu, un échange personnel doit également avoir lieu. Cependant, il est conseillé de mettre en œuvre un onboarding numérique pour toutes les tâches et tous les processus récurrents.

En tant que plateforme pour employés, Workbase est précisément orientée vers ces objectifs et offre toutes les fonctions importantes requises pour l’onboarding numérique.

Raison 3 : Les valeurs et les attentes de l’entreprise ne sont pas communiquées correctement

La conséquence négative d’une intégration manuelle est souvent que les valeurs et les objectifs de l’entreprise ne sont pas communiqués correctement. Votre nouveau spécialiste doit savoir exactement ce qu’il peut attendre de votre entreprise. Voici quelques questions importantes à se poser :

Avant de lire les questions suivantes, demandez-vous si les réponses à celles-ci pourraient être utilisées de manière plus pragmatique sous forme de vidéos de formation combinées à des examens au lieu d’y répondre manuellement pour chaque employé !

Que fait l’entreprise ?

• Montrez à vos employés quelles sont leurs tâches.
• Montrez à vos employés quels sont vos produits.
• Montrez à vos employés quel est leur rôle.

Que représente l’entreprise ?

• Communiquez les valeurs fondamentales de l’entreprise à vos employés.
• Quel soutien peuvent-ils attendre de vous ?
• Quelles valeurs votre entreprise véhicule-t-elle vers l’extérieur ?

Où en est l’entreprise ?

• Parlez ouvertement de la situation actuelle sur le marché.
• Combien de collègues vos employés auront-ils bientôt ?
• Qu’est-ce qui rend les produits de votre entreprise spéciaux ?

À quoi ressemble l’avenir ?

• Parlez ouvertement des objectifs futurs de votre entreprise.
• Information des employés sur les développements techniques.
• Recueillez souvent l’avis de vos employés.

Votre nouvel employé doit être capable de répondre à des questions comme celles-ci plus tard. Votre employé doit comprendre dès le départ exactement quels résultats ou KPI sont attendus de lui après le processus d’onboarding.

Que signifie KPI ? KPI signifie Key Performance Indicator (Indicateur Clé de Performance). Il s’agit d’un indicateur de performance clé. Il est utilisé pour mesurer objectivement les résultats du travail des employés individuels.

Raison 4 : L’absence d’une culture de feedback saine

Les employés hésitent souvent à donner à leurs supérieurs ou collègues un feedback honnête et personnel. Cependant, une culture de feedback saine est importante car elle aide à identifier et à résoudre les problèmes à un stade précoce. Cela renforce la cohésion au sein de l’entreprise.

Les enquêtes auprès des employés peuvent jouer un rôle central dans ce contexte. Cependant, cette option n’est souvent pas prise en considération, par exemple pour influencer positivement l’ambiance parmi les employés.

Pourtant, les lacunes peuvent facilement être identifiées grâce à une enquête anonyme.

Quels sont les avantages d’une enquête ?

1. Feedback : Les enquêtes offrent aux employés la possibilité d’exprimer leurs opinions sur les conditions de travail, la collaboration et les valeurs de l’entreprise. Ce feedback donne à la direction des informations importantes sur les aspects de la culture de travail qui fonctionnent bien et ceux qui ne fonctionnent pas.
2. Transparence : Vous signalez que vous écoutez les opinions des employés et que vous les prenez au sérieux. Cela augmente la transparence dans l’entreprise et favorise la confiance des employés envers la direction.
3. Comparabilité : Les enquêtes peuvent également être utilisées pour comparer la culture de votre entreprise au fil du temps et mesurer si les mesures prises pour améliorer la culture ont réellement un effet.

À lire également : Enquête auprès des employés : 6 conseils pour une enquête parfaite

Analyser et évaluer les enquêtes de manière professionnelle

En tant que plateforme pour employés, Workbase offre non seulement l’outil de création d’enquêtes, mais aussi une fonction d’analyse détaillée.

Avec Workbase, vous pouvez entrer en contact avec vos employés rapidement et facilement, les encourager à répondre à l’enquête et recevoir des résultats exploitables peu après.

Avec une enquête auprès des employés correctement coordonnée et régulière, vous êtes toujours du bon côté. Si vous ne prenez pas cela en compte dans votre stratégie d’onboarding, cela peut également être une raison d’échec.

Raison 5 : Un onboarding trop court

Au cours du processus d’onboarding, votre nouveau spécialiste s’identifiera bientôt à votre entreprise. C’est important pour les raisons suivantes :

1. Motivation : lorsque les employés s’identifient à votre entreprise, ils sont plus motivés pour mieux faire leur travail et soutenir activement l’entreprise.
2. Fidélité : Les employés qui s’identifient à votre entreprise ont tendance à être plus fidèles et à rester plus longtemps dans la société.
3. Productivité : Les employés qui s’identifient à votre entreprise sont plus productifs car ils sont plus engagés dans le succès de l’entreprise.

En plus de cultiver une culture de travail positive, c’est donc une tâche stratégique de s’assurer que les employés s’identifient à l’entreprise sur le long terme. Cela inclut, par exemple, le fait d’avoir des objectifs et des valeurs clairs que les employés peuvent partager, ainsi que de récompenser les employés pour leurs performances et de leur offrir des opportunités de développement.

L’onboarding ne consiste donc pas seulement à gérer les premières semaines, mais aussi à ancrer systématiquement tous les processus d’apprentissage importants sur plusieurs mois - idéalement de manière numérique et systématisée.

Conclusion

Avec la bonne approche de votre processus d’onboarding, vous pouvez intégrer de nouveaux employés de manière fiable. Montrez en particulier aux nouveaux spécialistes que vous êtes le bon endroit pour eux.

En éliminant ces cinq erreurs fondamentales, le processus d’onboarding peut être plus fructueux. Workbase vous offre une gamme de services plus large que les solutions logicielles conventionnelles.

Les messages, les enquêtes et toutes sortes d’analyses vous aideront. Cela vous aidera à perfectionner votre stratégie d’onboarding et à fournir à vos employés le meilleur soutien possible.

L’onboarding numérique est la technologie du futur que vous utiliserez pour former vos spécialistes.

Laissez nos experts vous conseiller dès maintenant sur la meilleure façon de procéder avec le processus d’onboarding. Avec Workbase à vos côtés, votre stratégie d’onboarding fonctionnera.