5 redenen waarom je onboardingstrategie niet werkt

Perfecte onboarding - dit kan snel tot grote fouten leiden. Als het onboardingproces niet correct wordt geïmplementeerd, heeft dit enorme gevolgen.

Je medewerkers moeten snel hun draai vinden in het bedrijf en het gevoel hebben dat ze in goede handen zijn. Als dit tijdens het inwerkproces niet wordt bereikt, lijden niet alleen de prestaties daaronder. In het ergste geval kan het zelfs leiden tot ontslag.

In dit artikel laat ons ervaren Workbase team je vijf ernstige fouten zien die vaak worden gemaakt tijdens het onboardingproces. Als je deze tekortkomingen vermijdt en ze aanpakt met de juiste oplossingen, kun je zorgen voor een systematische en efficiënte onboarding.

Wat is onboarding?

In eenvoudige termen is onboarding het proces waarbij nieuwe medewerkers vertrouwd worden gemaakt met het bedrijf. Medewerkers moeten snel integreren, zich prettig voelen en tijdig goed presteren. Maar onboarding is veel meer dan dat.

Onboardingproces vanaf de eerste werkdag

Het eerste belangrijke moment in het onboardingproces is de eerste werkdag. Met een goede onboardingstrategie leert je nieuwe specialist de vereiste taken zeer snel. Ze zullen dan in staat zijn hun werklast sneller te voltooien.

Voordelen van het juiste onboardingproces

Een optimale onboardingstrategie helpt je om een populaire werkgever te worden onder je medewerkers. Berichten over medewerkerstevredenheid en identificatie met het bedrijf verspreiden zich ook snel buiten de bedrijfsgrenzen.

De voordelen van goede onboarding in een oogopslag:

• Snellere productiviteit voor je nieuwe teamleden
• Een aanzienlijk snellere acclimatisatieperiode voor je nieuwe specialisten
• Optimale sociale integratie in het team van je medewerkers
• Grotere motivatie voor je nieuwkomers bij de nieuwe taken en processen
• Identificatie met je bedrijf en gemeenschappelijke doelen

Onboardingproces: 5 redenen waarom je strategie niet werkt

Zonder de juiste aanpak van onboarding verlies je tijd, geld en uiteindelijk de motivatie van je medewerkers. Lees hieronder meer over de 5 meest voorkomende redenen waarom veel onboardingprocessen niet werken.

Reden 1: Te hoge eisen op de eerste werkdag

De eerste werkdag is vaak ook de eerste dag in een nieuwe omgeving. Medewerkers moeten wennen aan de nieuwe omgeving, nieuwe collega’s en nieuwe processen. Als ze ook direct geconfronteerd worden met moeilijke taken, kan dit overweldigend zijn en het acclimatisatieproces veel moeilijker maken.

Bovendien is het zelfvertrouwen van medewerkers op hun eerste werkdag vaak nog niet volledig opgebouwd. Ze zijn onzeker over wat er van hen verwacht wordt en hoe ze in hun nieuwe rol zullen passen.

Alleen in de zeldzaamste gevallen worden volledige prestaties geleverd op de eerste werkdag - of zelfs in de eerste paar weken na de start.

Als medewerkers op hun eerste werkdag direct overweldigd worden, kan dit hun motivatie beïnvloeden. Hierdoor vinden ze het moeilijk om zich op hun werk te concentreren.

Als verantwoordelijk manager is het daarom raadzaam om nieuwe medewerkers de tijd te geven om te wennen. Dit vergroot het gevoel van veiligheid en waardering naar de medewerker toe.

Het is raadzaam om vanaf de allereerste werkdag digitale onboardingtools te gebruiken, zoals een medewerkersplatform. Hiermee kunnen medewerkers systematisch worden getraind met een consistente kwaliteit.

Dankzij dergelijke digitale processen kunnen je nieuwe medewerkers bijvoorbeeld de bedrijfsstructuren leren kennen. Met wie moeten ze contact opnemen bij welke vragen? Wie zijn hun directe superieuren en wat is de beste manier om hen te bereiken?

Zelfs eenvoudige vragen kunnen worden beantwoord met behulp van korte video’s tijdens het digitale onboardingproces. Voorbeelden zijn: Hoe bedien ik de koffiemachine? Waar moet ik op letten als er klanten op bezoek komen?

Correct gebruikt, kan een medewerkersplatform goud waard zijn. Ondernemers besparen veel tijd en geld door een groot deel van het onboardingproces via het platform in kaart te brengen. Met rolgebaseerde trainingsvideo’s, cursussen, checklists, wiki’s, toetsen en meer kun je de inwerktijd systematisch verkorten!

Reden 2: Handmatige in plaats van gesystematiseerde onboarding

De tweede grote fout waarom je onboardingstrategie niet werkt, is omdat je nieuwe specialisten worden getraind door andere medewerkers.

Natuurlijk is het niet verkeerd dat managers of andere medewerkers de nieuwe medewerker tijdelijk begeleiden, vooral tijdens de inwerkperiode. Deze onboardingstrategie heeft echter veel nadelen.

Werk blijft liggen wanneer teamleden betrokken zijn

Het is zeer waarschijnlijk dat de senior manager bezet is tijdens de inwerkperiode. Gemeten tegen het hoge verlies aan werktijd kan dit resulteren in hoge opportuniteitskosten.

Voordat je de volgende vragen leest, bedenk of de antwoorden daarop pragmatischer zouden kunnen worden gebruikt in de vorm van trainingsvideo’s in combinatie met tests, in plaats van ze handmatig voor elke medewerker te beantwoorden!

Wat zijn opportuniteitskosten? Opportuniteitskosten zijn geen reële kosten, maar gederfde winst. In het geval van managers kunnen zij geen geld genereren voor het bedrijf zolang ze gebonden zijn aan het onboardingproces.

Informatie wordt niet correct gecommuniceerd of weggelaten

Een ander probleem in het onboardingproces voor nieuwe medewerkers is dat vaak slechts fracties van de informatie worden gecommuniceerd. Managers kunnen ook processen uit het oog verliezen.

Fouten gebeuren vooral wanneer managers de betreffende functie zelf al jaren niet meer hebben uitgevoerd. In extreme gevallen (bijv. nieuwe werkomstandigheden) hebben managers helemaal geen ervaring met de taken van de nieuwe functie.

Vragen worden echter in de eerste dagen vaak vermeden vanwege onzekerheid. In plaats daarvan proberen ze blindelings taken uit die uiteindelijk onjuist worden uitgevoerd.

Er ontstaan misverstanden, wat kan leiden tot stress en ergernis voor alle betrokkenen. Dit kan er zelfs toe leiden dat de nieuwe medewerker ontslag neemt als hij zich te ongemakkelijk voelt. Hoe kan dit worden voorkomen? In aansluiting op punt 1 is een digitale oplossing het antwoord op deze vraag. Een systematisch geïmplementeerd medewerkersplatform is de perfecte aanvulling op handmatige onboarding.

• Het gecentraliseerd en rolgebaseerd verstrekken van documenten zoals handleidingen, richtlijnen en procedurele instructies betekent bijvoorbeeld dat nieuwe medewerkers altijd alles wat ze nodig hebben bij de hand hebben.
• Directe toegang tot belangrijke tools en applicaties die het werk van de nieuwe medewerker vergemakkelijken, vergroot de veiligheid.
• Tot slot helpen trainingsmaterialen en video’s nieuwe medewerkers ook om sneller in hun rol te groeien. Digitale trainingsvideo’s spelen een primaire rol.
• Digitale checklists en vragen maken het voor medewerkers gemakkelijker om het geleerde te controleren. Zij en hun werkgever ontvangen feedback over of alles correct is begrepen. Medewerkers en de werkgever kunnen ook de vaardigheden beter beoordelen. De inwerktijd wordt systematisch verkort.
• Wiki’s maken deel uit van een goede digitale onboarding. Als medewerkers tijdens hun werk onzeker zijn over iets, kunnen ze binnen zeer korte tijd een antwoord vinden in de wiki.

Natuurlijk moet er ook een persoonlijke uitwisseling plaatsvinden. Het is echter raadzaam om digitale onboarding te implementeren voor alle terugkerende taken en processen.

Als medewerkersplatform is Workbase precies gericht op deze doelen en biedt het alle belangrijke functies die nodig zijn voor digitale onboarding.

Reden 3: Bedrijfswaarden en verwachtingen worden niet correct gecommuniceerd

Het negatieve gevolg van een handmatige introductie is vaak dat bedrijfswaarden en doelen niet correct worden gecommuniceerd. Je nieuwe specialist moet precies weten wat hij van je bedrijf kan verwachten. Hier zijn enkele belangrijke vragen om te stellen:

Voordat je de volgende vragen leest, bedenk of de antwoorden daarop pragmatischer kunnen worden gebruikt in de vorm van trainingsvideo’s in combinatie met examens in plaats van ze handmatig voor elke medewerker te beantwoorden!

‍

Wat doet het bedrijf?

• Laat je medewerkers zien wat hun taken zijn.
• Laat je medewerkers zien wat je producten zijn.
• Laat je medewerkers zien wat hun aandeel is.

Waar staat het bedrijf voor?

• Communiceer de kernwaarden van het bedrijf naar je medewerkers.
• Welke ondersteuning kunnen ze van je verwachten?
• Welke waarden draagt je bedrijf uit naar de buitenwereld?

Waar staat het bedrijf nu?

• Praat openlijk over de huidige situatie op de markt.
• Hoeveel collega’s zullen je medewerkers binnenkort hebben?
• Wat maakt de producten van je bedrijf bijzonder?

Hoe ziet de toekomst eruit?

• Praat openlijk over de toekomstige doelen van je bedrijf.
• Informatie voor medewerkers over technische ontwikkelingen.
• Vraag vaak naar de mening van je medewerkers.

‍Je nieuwe medewerker moet dit soort vragen later kunnen beantwoorden. Je medewerker moet vanaf het begin precies begrijpen welke prestaties of KPI’s van hem worden verwacht na het onboardingproces.

Waar staat KPI voor? KPI staat voor Key Performance Indicator. Het is een kritieke prestatie-indicator. Het wordt gebruikt om de werkresultaten van individuele medewerkers objectief te meten.

Reden 4: Geen gezonde feedbackcultuur

Medewerkers zijn vaak terughoudend om hun superieuren of collega’s eerlijke, persoonlijke feedback te geven. Een gezonde feedbackcultuur is echter belangrijk omdat het helpt om problemen in een vroeg stadium te identificeren en op te lossen. Dit vergroot de cohesie binnen het bedrijf.

Medewerkersonderzoeken kunnen hierin een centrale rol spelen. Deze optie wordt echter vaak niet in overweging genomen, bijvoorbeeld om de sfeer onder de medewerkers positief te beïnvloeden.

Tekortkomingen kunnen echter gemakkelijk worden geïdentificeerd met een anonieme enquête.

Wat zijn de voordelen van een enquête?

1. Feedback: Enquêtes bieden medewerkers de mogelijkheid om hun mening te geven over werkomstandigheden, samenwerking en bedrijfswaarden. Deze feedback geeft het management belangrijke informatie over welke aspecten van de werkcultuur goed werken en welke niet.
2. Transparantie: Je geeft aan dat je naar de meningen van medewerkers luistert en deze serieus neemt. Dit vergroot de transparantie in het bedrijf en bevordert het vertrouwen van de medewerkers in het management.
3. Vergelijkbaarheid: Enquêtes kunnen ook worden gebruikt om de cultuur in je bedrijf in de loop van de tijd te vergelijken en te meten of de genomen maatregelen om de cultuur te verbeteren daadwerkelijk effect hebben.

Lees ook: Medewerkersonderzoek: 6 tips voor de perfecte enquête

Enquêtes professioneel analyseren en evalueren

Als medewerkersplatform biedt Workbase niet alleen de tool voor het maken van enquêtes, maar ook een gedetailleerde analysefunctie.

Met Workbase kun je snel en eenvoudig in contact komen met je medewerkers, hen aanmoedigen om de enquête in te vullen en kort daarna bruikbare resultaten ontvangen.

Met een goed gecoördineerd en regelmatig medewerkersonderzoek zit je altijd aan de goede kant. Als je hier geen rekening mee houdt in je onboardingstrategie, kan dit ook een reden voor mislukking zijn.

Reden 5: Onboarding wordt te kort gehouden

Tijdens het onboardingproces zal je nieuwe specialist zich al snel identificeren met je bedrijf. Dit is belangrijk om de volgende redenen:

1. Motivatie: wanneer medewerkers zich identificeren met je bedrijf, zijn ze gemotiveerder om hun werk beter te doen en het bedrijf actief te ondersteunen.
2. Loyaliteit: Medewerkers die zich identificeren met je bedrijf zijn doorgaans loyaler en blijven langer bij het bedrijf.
3. Productiviteit: Medewerkers die zich identificeren met je bedrijf zijn productiever omdat ze meer betrokken zijn bij het succes van het bedrijf.

Naast het koesteren van een positieve werkcultuur is het daarom een strategische taak om ervoor te zorgen dat medewerkers zich op de lange termijn met het bedrijf identificeren. Dit omvat bijvoorbeeld het hebben van duidelijke doelen en waarden die medewerkers kunnen delen, evenals het belonen van medewerkers voor hun prestaties en het bieden van ontwikkelingsmogelijkheden.

Onboarding gaat dus niet alleen over het managen van de eerste paar weken, maar ook over het consequent verankeren van alle belangrijke leerprocessen over meerdere maanden - idealiter digitaal en systematisch.

Conclusie

Met de juiste aanpak van je onboardingproces kun je nieuwe medewerkers betrouwbaar inwerken. Laat vooral aan nieuwe specialisten zien dat jij de juiste plek voor hen bent om te werken.

Door deze vijf basisfouten te elimineren, kan het onboardingproces succesvoller zijn. Workbase biedt je een breder scala aan diensten dan conventionele softwareoplossingen.

Berichten, enquêtes en allerlei soorten analyses zullen je helpen. Dit zal je helpen je onboardingstrategie te perfectioneren en je medewerkers de best mogelijke ondersteuning te bieden.

Digitale onboarding is de technologie van de toekomst die je zult gebruiken om je specialisten op te leiden.

Laat onze experts je nu adviseren over hoe je het beste te werk kunt gaan met het onboardingproces. Met Workbase aan je zijde zal je onboardingstrategie werken.”