5 Gründe, warum deine Onboarding-Strategie nicht funktioniert

Das perfekte Onboarding - schnell kann es hierbei zu großen Fehlern kommen. Wird der Onboarding-Prozess nicht richtig umgesetzt, zieht das massive Folgen nach sich.

Deine Mitarbeiter sollen sich schnell im Unternehmen einfinden und sich bei dir gut aufgehoben fühlen. Gelingt dies nicht schon bei der Einarbeitung, sind davon nicht nur die Leistungen betroffen. Im schlimmsten Fall kann es sogar bis zur Kündigung kommen.

Unser erfahrenes Workbase Team zeigt dir in diesem Beitrag fünf gravierende Fehler auf, die beim Onboarding-Prozess häufig gemacht werden. Wenn du diese Defizite vermeidest und mit den richtigen Problemlösungen herangehst, wirst du ein systematisiertes und effizientes Onboarding sicherstellen können.

Was ist Onboarding?

Im einfachen Sinne versteht man unter dem Onboarding-Prozess das Einarbeiten neuer Mitarbeiter. Mitarbeiter sollen sich zügig integrieren, wohlfühlen und zeitnah gute Arbeit leisten. Doch Onboarding ist weitaus mehr als das.

Onboarding-Prozess ab dem ersten Arbeitstag

Der erste wichtige Moment aus Sicht des Onboarding-Prozesses ist der erste Arbeitstag. Deine neue Fachkraft erlernt bei einer guten Onboarding-Strategie die geforderten Arbeitsaufgaben sehr zügig. Sie kann in der Folgezeit schneller ihr Arbeitspensum erfüllen.

Vorteile durch den richtigen Onboarding-Prozess

Eine optimale Onboarding-Strategie trägt dazu bei, dass du zu einem beliebten Arbeitgeber bei deinen Beschäftigten wirst. Auch über die Unternehmensgrenzen hinaus sprechen sich Mitarbeiterzufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen schnell herum.

Die Vorteile eines guten Onboardings auf einen Blick:

• Schneller eine höhere Produktivität deiner neuen Teammitglieder
• Eine deutlich schnellere Eingewöhnungszeit deiner neuen Fachkräfte
• Eine optimale, soziale Integration in die Mannschaft deiner Mitarbeiter
• Eine höhere Motivation deiner Einsteiger an den neuen Aufgaben und Abläufen
• Die Identifikation mit deinem Unternehmen und den gemeinsamen Zielen

Onboarding-Prozess: 5 Gründe, warum deine Strategie nicht aufgeht

Ohne die richtige Vorgehensweise im Onboarding verlierst du Zeit, Geld und letztlich die Motivation von Mitarbeitern. Erfahre im Folgenden mehr über die 5 häufigsten Gründe, warum viele Onboardings nicht funktionieren.

1. Grund: Überforderung schon am ersten Arbeitstag

Der erste Arbeitstag ist oft auch der erste Tag in einer neuen Umgebung. Mitarbeiter müssen sich an die neue Umgebung, die neuen Kollegen und die neuen Abläufe gewöhnen. Wenn sie zusätzlich noch direkt mit schwierigen Aufgaben konfrontiert werden, kann das überwältigend sein und den Eingewöhnungsprozess massiv erschweren.

Hinzu kommt, dass am ersten Arbeitstag das Selbstvertrauen der Mitarbeiter oft noch nicht vollständig aufgebaut ist. Sie sind unsicher, was von ihnen erwartet wird und wie sie in ihre neue Rolle passen.

Nur in den seltensten Fällen ist bereits am ersten Arbeitstag - oder auch in den ersten Wochen nach dem Start - die volle Leistungsfähigkeit erreicht.
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Wenn Mitarbeiter am ersten Arbeitstag direkt überfordert werden, kann das ihre Motivation beeinträchtigen. In der Konsequenz fällt es ihnen schwer, sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Als verantwortliche Führungskraft empfiehlt es sich daher, den neuen Mitarbeitern Zeit für die Eingewöhnung zu geben. Das erhöht das Gefühl von Sicherheit und die Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter.

Bereits ab dem ersten Arbeitstag ist es empfehlenswert, auf digitale Onboarding-Tools wie zum Beispiel eine Mitarbeiterplattform zu setzen. Darüber lassen sich Mitarbeiter in stets gleichbleibender Qualität systematisch einarbeiten.

Durch solche digitalen Prozesse können deine neuen Mitarbeiter beispielsweise die Firmenstrukturen kennenlernen. An wen müssen sie sich mit welchem Anliegen wenden? Wer sind die direkten Vorgesetzten und wie erreiche ich sie am besten?

Auch einfache Fragen können mithilfe von Kurzvideos beim digitalen Onboarding-Prozess beantwortet werden. Beispiele sind: Wie ist die Kaffeemaschine zu bedienen? Worauf muss ich achten, wenn Kunden zu Besuch kommen?

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2. Grund: Manuelles statt systematisiertes Einarbeiten

Der zweite große Fehler, warum deine Onboarding-Strategie nicht funktioniert, liegt an der Einarbeitung deiner neuen Fachkräfte durch andere Mitarbeiter.

Natürlich ist es gerade in der Einarbeitungszeit nicht falsch, wenn Führungskräfte oder andere Mitarbeiter den neuen Mitarbeiter zeitweise begleiten. Dennoch birgt diese Onboarding-Strategie viele Nachteile.

Bei eingebundenen Teammitgliedern bleibt Arbeit liegen

Höchstwahrscheinlich wird die leitende Führungskraft für die Einarbeitungszeit gebunden. Gemessen an dem hohen Verlust an Arbeitszeit, kann dies hohe Opportunitätskosten verursachen.

{"state":"green", "description":"Bevor du die folgenden Fragen liest, überlege doch einmal, ob die Antworten darauf nicht in Form von Schulungsvideos in Kombination mit Prüfungen pragmatischer eingesetzt werden können, anstatt diese bei jedem Mitarbeiter manuell neu zu beantworten!"}

{"state":"grey", "title":"Was sind Opportunitätskosten?", "description":"Opportunitätskosten sind keine echten Kosten, sondern ein entgangener Gewinn. Im Falle der Führungskraft kann diese für das Unternehmen kein Geld erwirtschaften, solange sie durch den Onboarding-Prozess gebunden ist.", "glossarlink":" "}

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Informationen werden nicht richtig vermittelt oder ausgelassen

Ein weiteres Problem im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter ist, dass häufig nur Bruchteile von Informationen vermittelt werden. Auch Führungskräfte können Abläufe aus dem Blick verlieren.

Fehler passieren vorwiegend dann, wenn Vorgesetzte die betreffende Tätigkeit seit Jahren nicht selbst ausgeübt haben. Im Extremfall (zum Beispiel bei neuen Arbeitsbedingungen) haben die Führungskräfte noch gar keine Erfahrungen mit den Aufgaben der neuen Stelle.

Nachfragen werden allerdings häufig in den ersten Tagen aus Unsicherheit vermieden. Stattdessen wird sich blind an Aufgaben versucht, die im Ergebnis fehlerhaft sind.

Es kommt zu Missverständnissen, die bei der Arbeitsausübung zu Stress und Verärgerung aller Beteiligten führen können. Das kann sogar dazu führen, dass bei zu großem Unbehagen die neue Arbeitskraft wieder die Kündigung einreicht.
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Wie kann das vermieden werden? Anknüpfend an Punkt 1 ist eine digitale Lösung die Antwort auf diese Frage. Eine systematisch eingesetzte Mitarbeiterplattform ergänzt das manuelle Onboarding perfekt.

• Durch beispielsweise eine zentrale und rollenbasierte Bereitstellung von Dokumenten wie Handbüchern, Richtlinien und Verfahrensanweisungen haben neue Mitarbeiter stets alles Wichtige zur Hand.
  
• Ein direkter Zugriff auf wichtige Tools und Anwendungen, die die Arbeit des neuen Mitarbeiters erleichtern, erhöhen die Sicherheit.
• Nicht zuletzt sind es auch hier Schulungsmaterialien und -videos, die dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter schneller in ihre Rolle einfinden. Digitale Trainingsvideos nehmen eine primäre Stellung ein.
• Digitale Checklisten und Abfragen erleichtern es den Mitarbeitern, das Gelernte unkompliziert zu überprüfen. Sie und ihr Arbeitgeber erhalten ein Feedback, ob alles richtig verstanden wurde. Außerdem können Mitarbeiter und auch der Arbeitgeber Kompetenzen besser beurteilen. Die Anlernzeit verkürzt sich systematisch.
• Wikis gehören zu einem guten digitalen Onboarding dazu. Sind sich Mitarbeiter während der Arbeitsausübung bei einigen Dingen unsicher, können sie innerhalb kürzester Zeit eine Antwort im Wiki finden.

Natürlich muss auch ein persönlicher Austausch stattfinden. Es ist jedoch empfehlenswert, gerade für alle wiederkehrenden Aufgaben und Prozesse ein digitales Onboarding zu implementieren.

Workbase ist als Mitarbeiterplattform exakt auf diese Ziele ausgerichtet und bietet alle wichtigen Funktionen, die für das digitale Onboarding notwendig sind.

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‍3. Grund: Unternehmenswerte und Erwartungen werden nicht richtig vermittelt

Die negative Konsequenz aus einer manuellen Einarbeitung ist häufig außerdem die, dass Unternehmenswerte und -ziele nicht richtig vermittelt werden. Deine neue Fachkraft sollte genau wissen, was sie in deinem Unternehmen erwartet. Im Folgenden einige wichtige Fragestellungen:

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{"tabs":{"Was macht die Firma?":"

• Zeige deinen Mitarbeitern, was ihre Aufgaben sind.
• Zeige deinen Mitarbeitern, was eure Produkte sind.
• Zeige deinen Mitarbeitern, welchen Anteil sie haben.

", "Wofür steht die Firma?":"

• Vermittle deinen Mitarbeitern die Firmen-Grundwerte.
• Welche Unterstützung können sie von dir erwarten?
• Welche Werte vermittelt deine Firma nach außen?

", "Wo steht die Firma?":"

• Sprich offen über die aktuelle Situation am Markt.
• Wie viele Kollegen wird dein Mitarbeitern bald haben?
• Was macht die Produkte deiner Firma besonders?

", "Wie sieht die Zukunft aus?":"

• Sprich offen über zukünftige Ziele deiner Firma.
• Mitarbeiter-Infos über technische Entwicklungen.
• Hole dir oft die Meinungen der Belegschaft ein.
• ‍

"}}

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Fragen wie diese sollte dein neuer Mitarbeiter später beantworten können. Dein Arbeitnehmer sollte von Anfang an genau verstehen, welche Leistungen oder welche KPIs von ihm nach dem Onboarding-Prozess erwartet werden.

Wofür steht KPI?
KPI steht für Key-Performance-Indicator. Es handelt sich um eine Leistungskennzahl. Mit ihr soll das Arbeitsergebnis einzelner Mitarbeiter objektiv bemessen werden.

4. Grund: Keine gesunde Feedbackkultur

Mitarbeiter haben oft Respekt davor, ihren Vorgesetzten oder Kollegen ehrliches, persönliches Feedback zu geben. Dabei ist eine gesunde Feedback-Kultur für wichtig, weil sie dazu beiträgt, dass Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden können. Das steigert den Zusammenhalt im Unternehmen.

In diesem Kontext können Mitarbeiterbefragungen eine zentrale Rolle einnehmen. Oft wird diese Möglichkeit jedoch nicht in Betracht gezogen, um etwa die Stimmungslage unter den Mitarbeitern positiv zu beeinflussen.

Dabei können Defizite mit einer anonymen Umfrage ganz einfach ausgemacht werden.

Was sind die Vorteile einer Umfrage?

1. Feedback: Umfragen bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Meinung über die Arbeitsbedingungen, die Zusammenarbeit und die Unternehmenswerte zu äußern. Dieses Feedback gibt dem Management wichtige Informationen darüber, welche Aspekte der Arbeitskultur gut funktionieren und welche nicht.
   
   
2. Transparenz: Du signalisierst, dass du auf die Meinung der Mitarbeiter hört und sie ernst nimmst. Dies erhöht die Transparenz im Unternehmen und fördert das Vertrauen der Mitarbeiter in das Management.
   
   
3. Vergleichbarkeit: Umfragen können auch dazu verwendet werden, um die Kultur in deinem Unternehmen im Laufe der Zeit zu vergleichen und zu messen, ob die getroffenen Maßnahmen zur Verbesserung der Kultur tatsächlich Wirkung zeigen.

Lese auch: Mitarbeiterbefragung: 6 Tipps für die perfekte Umfrage

Umfragen fachgerecht analysieren und auswerten

Workbase bietet als Mitarbeiterplattform nicht nur das Tool zur Umfrageerstellung, sondern auch zugleich eine detailgetreue Auswertungsfunktion an.

Mit Workbase trittst du einfach und schnell mit deinen Mitarbeitern in Kontakt, legst ihnen die Befragung nahe und erhältst kurz darauf verwertbare Ergebnisse.

Mit der richtig abgestimmten und regelmäßigen Mitarbeiterumfrage befindest du dich immer auf der richtigen Seite. Wenn du diese bei deiner Onboarding-Strategie nicht beachtest, kann auch hierin ein Grund für das Scheitern liegen.

5. Grund: Onboarding wird zu kurz gehalten

Im Verlaufe des Onboarding-Prozesses wird sich deine neue Fachkraft bald mit deinem Unternehmen identifizieren. Das ist aus folgenden Gründen wichtig:

1. Motivation: Wenn Mitarbeiter sich mit deinem Unternehmen identifizieren, sind sie motivierter, ihre Arbeit besser zu erledigen und das Unternehmen aktiv zu unterstützen.
   
   
2. Loyalität: Mitarbeiter, die sich mit deinem Unternehmen identifizieren, sind tendenziell loyaler und bleiben länger im Unternehmen.
   
   
3. Produktivität: Mitarbeiter, die sich mit deinem Unternehmen identifizieren, sind produktiver, weil sie sich mehr für die Erfolge des Unternehmens einsetzen.

Neben dem Pflegen einer positiven Arbeitskultur ist es somit eine strategische Aufgabe dafür zu sorgen, dass sich Mitarbeiter langfristig mit dem Unternehmen identifizieren. Dazu gehört beispielsweise, klare Ziele und Werte zu haben, die Mitarbeiter teilen können, sowie Mitarbeiter für ihre Leistungen zu belohnen und ihnen Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten.

Zum Onboarding zählt daher nicht nur das Bewältigen der ersten Wochen, sondern die konsequente Verankerung aller wichtigen Lernprozesse über mehrere Monate - idealerweise digital und systematisiert.

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