Konfiguracja udostępnionej skrzynki odbiorczej

Użyj konfiguracji współdzielonej skrzynki odbiorczej, gdy zespół musi wspólnie zarządzać komunikacją z klientami, zamiast korzystać z poszczególnych kont e-mail.

Zanim zaczniesz

Sprawdź, która skrzynka pocztowa lub konto powinna zostać podłączona, kto jest jej właścicielem, kto powinien ją zobaczyć i jaki powinien być pierwszy przepływ pracy segregacji. Udostępniona skrzynka odbiorcza działa najlepiej, gdy decyzja o własności i widoczności jest podejmowana przed otrzymaniem wiadomości.

Lista kontrolna konfiguracji

1. Wybierz konto

   Zdecyduj, które konto dostawcy lub skrzynka pocztowa powinny być połączone z obszarem roboczym.

2. Ustaw widoczność

   Zdecyduj, czy skrzynka pocztowa ma być widoczna dla całej przestrzeni roboczej, czy dla mniejszej grupy.

3. Potwierdź własność

   Przypisz właściciela lub zespół odpowiedzialny za stan połączenia i proces skrzynki odbiorczej.

4. Przejrzyj podpisy

   Skonfiguruj lub przypisz podpisy e-mail, zanim członkowie zespołu zaczną odpowiadać.

5. Segreguj pierwsze rozmowy

   Przenieś wczesne wątki do właściwych stanów, aby zespół mógł zobaczyć zamierzony przepływ pracy.

Co sprawdzić po podłączeniu

• Skrzynka pocztowa pojawi się w nawigacji skrzynki odbiorczej.
• Rozmowy ładują się w oczekiwanych sekcjach.
• Podgląd stanu nieprzeczytanego i wiadomości wygląda prawidłowo.
• Akcje wersji roboczej i odpowiedzi są dostępne dla właściwych użytkowników.
• Komentarze wewnętrzne są wyraźnie oddzielone od odpowiedzi klientów.
• Połączenie nie pokazuje nierozwiązanego błędu dostawcy.

Najlepsze praktyki

• Zanim połączysz wiele kont, zacznij od jednej udostępnionej skrzynki pocztowej.
• W nazwie wyświetlanej określ cel skrzynki pocztowej.
• Trzymaj wewnętrzne notatki w komentarzach, a nie odpowiadaj na wersje robocze.
• Utwórz rekordy lub zadania do dalszych prac, które powinny przetrwać wątek e-mailowy.
• Regularnie przeglądaj oczekujące i zaplanowane sekcje.

Powiązane przewodniki