Configuration de la boîte de réception partagée

Utilisez la configuration de la boîte de réception partagée lorsqu’une équipe doit gérer la communication avec les clients ensemble plutôt que dans des comptes de messagerie individuels.

Avant de commencer

Confirmez quelle boîte aux lettres ou quel compte doit être connecté, à qui il appartient, qui doit le voir et quel doit être le premier flux de travail de tri. Une boîte de réception partagée fonctionne mieux lorsque la propriété et la visibilité sont décidées avant l’arrivée des messages.

Liste de contrôle de configuration

1. Choisissez le compte

   Décidez quel compte de fournisseur ou quelle boîte aux lettres doit être connecté à l’espace de travail.

2. Définir la visibilité

   Décidez si la boîte aux lettres doit être visible par tout l’espace de travail ou par un groupe plus restreint.

3. Confirmer la propriété

   Désignez un propriétaire ou une équipe responsable de l’état de la connexion et du processus de la boîte de réception.

4. Examiner les signatures

   Configurez ou attribuez des signatures électroniques avant que vos coéquipiers ne commencent à répondre.

5. Trier les premières conversations

   Déplacez les premiers threads dans les états corrects afin que l’équipe puisse voir le flux de travail prévu.

Que vérifier après la connexion

• La boîte aux lettres apparaît dans la navigation de la boîte de réception.
• Les conversations se chargent dans les sections attendues.
• L’état non lu et les aperçus des messages semblent corrects.
• Les actions de brouillon et de réponse sont disponibles pour les bons utilisateurs.
• Les commentaires internes sont clairement séparés des réponses des clients.
• La connexion n’affiche pas d’erreur de fournisseur non résolue.

Meilleures pratiques

• Commencez avec une boîte aux lettres partagée avant de connecter plusieurs comptes.
• Indiquez clairement l’objectif de la boîte aux lettres dans le nom d’affichage.
• Conservez les notes internes dans les commentaires, pas les brouillons de réponse.
• Créez des enregistrements ou des tâches pour le travail de suivi qui devraient survivre au fil de discussion.
• Examinez régulièrement les sections en attente et programmées.

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