Configuración de bandeja de entrada compartida

Utilice la configuración de bandeja de entrada compartida cuando un equipo necesite gestionar la comunicación con los clientes en conjunto en lugar de hacerlo dentro de cuentas de correo electrónico individuales.

Antes de empezar

Confirme qué buzón o cuenta debe conectarse, quién es el propietario, quién debe verlo y cuál debe ser el primer flujo de trabajo de clasificación. Una bandeja de entrada compartida funciona mejor cuando la propiedad y la visibilidad se deciden antes de que lleguen los mensajes.

Lista de verificación de configuración

1. Elige la cuenta

   Decida qué cuenta de proveedor o buzón de correo debe conectarse al espacio de trabajo.

2. Establecer visibilidad

   Decida si el buzón debe ser visible para todo el espacio de trabajo o para un grupo más pequeño.

3. Confirmar propiedad

   Asigne un propietario o equipo responsable del estado de la conexión y del proceso de la bandeja de entrada.

4. Revisar firmas

   Configure o asigne firmas de correo electrónico antes de que los compañeros de equipo comiencen a responder.

5. Triage las primeras conversaciones

   Mueva los primeros hilos a los estados correctos para que el equipo vea el flujo de trabajo previsto.

Qué comprobar después de conectarse

• El buzón aparece en la navegación de la bandeja de entrada.
• Las conversaciones se cargan en las secciones esperadas.
• Las vistas previas de mensajes y estados no leídos parecen correctas.
• Las acciones de borrador y respuesta están disponibles para los usuarios adecuados.
• Los comentarios internos están claramente separados de las respuestas de los clientes.
• La conexión no muestra un error de proveedor no resuelto.

Mejores prácticas

• Comience con un buzón compartido antes de conectar muchas cuentas.
• Deje claro el propósito del buzón en el nombre para mostrar.
• Mantenga notas internas en los comentarios, no responda borradores.
• Cree registros o tareas para el trabajo de seguimiento que deberían sobrevivir al hilo del correo electrónico.
• Revise periódicamente las secciones de espera y programadas.

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