Dokumentation

Einrichtung eines gemeinsamen Posteingangs

Bereiten Sie vernetzte Posteingänge für die teambasierte Kundenkommunikation vor.

Verwenden Sie die Einrichtung eines gemeinsamen Posteingangs, wenn ein Team die Kundenkommunikation gemeinsam und nicht innerhalb einzelner E-Mail-Konten verwalten muss.

Bevor Sie beginnen

Bestätigen Sie, welches Postfach oder Konto verbunden werden soll, wem es gehört, wer es sehen soll und wie der erste Triage-Workflow aussehen soll. Ein gemeinsamer Posteingang funktioniert am besten, wenn Eigentum und Sichtbarkeit vor dem Eintreffen der Nachrichten festgelegt werden.

Checkliste für die Einrichtung

Wählen Sie das Konto

Entscheiden Sie, welches Anbieterkonto oder Postfach mit dem Arbeitsbereich verbunden werden soll.
Sichtbarkeit festlegen

Entscheiden Sie, ob das Postfach für den gesamten Arbeitsbereich oder eine kleinere Gruppe sichtbar sein soll.
Bestätigen Sie den Besitz

Weisen Sie einen Eigentümer oder ein verantwortliches Team für den Verbindungszustand und den Posteingangsprozess zu.
Überprüfen Sie die Unterschriften

Konfigurieren oder weisen Sie E-Mail-Signaturen zu, bevor Teamkollegen mit der Antwort beginnen.
Triagieren Sie die ersten Gespräche

Verschieben Sie frühe Threads in den richtigen Status, damit das Team den beabsichtigten Arbeitsablauf sieht.

Was ist nach dem Anschließen zu überprüfen?

Das Postfach wird in der Posteingangsnavigation angezeigt.
Gespräche werden in den erwarteten Abschnitten geladen.
Die Vorschau des ungelesenen Status und der Nachrichten sieht korrekt aus.
Den richtigen Benutzern stehen Entwurfs- und Antwortaktionen zur Verfügung.
Interne Kommentare werden klar von Kundenantworten getrennt.
Die Verbindung zeigt keinen ungelösten Providerfehler an.

Best Practices

Beginnen Sie mit einem gemeinsamen Postfach, bevor Sie viele Konten verbinden.
Machen Sie den Postfachzweck im Anzeigenamen deutlich.
Bewahren Sie interne Notizen in Kommentaren auf, nicht in Antwortentwürfen.
Erstellen Sie Datensätze oder Aufgaben für Folgearbeiten, die den E-Mail-Thread überdauern sollten.
Überprüfen Sie regelmäßig Warte- und geplante Abschnitte.