Configurazione della casella di posta condivisa

Utilizza la configurazione della posta in arrivo condivisa quando un team deve gestire le comunicazioni con i clienti insieme invece che all’interno di singoli account di posta elettronica.

Prima di iniziare

Conferma quale casella di posta o account deve essere connesso, chi ne è il proprietario, chi dovrebbe vederlo e quale dovrebbe essere il flusso di lavoro di prima valutazione. Una casella di posta condivisa funziona meglio quando la proprietà e la visibilità vengono decise prima dell’arrivo dei messaggi.

Lista di controllo per la configurazione

1. Scegli il conto

   Decidi quale account del provider o casella di posta deve essere connesso allo spazio di lavoro.

2. Imposta la visibilità

   Decidi se la casella di posta deve essere visibile all’intero spazio di lavoro o a un gruppo più piccolo.

3. Conferma la proprietà

   Assegna un proprietario o un team responsabile per l’integrità della connessione e il processo di posta in arrivo.

4. Esamina le firme

   Configura o assegna firme e-mail prima che i membri del team inizino a rispondere.

5. Triage delle prime conversazioni

   Sposta i primi thread negli stati corretti in modo che il team veda il flusso di lavoro previsto.

Cosa controllare dopo la connessione

• La casella di posta viene visualizzata nella navigazione della posta in arrivo.
• Le conversazioni vengono caricate nelle sezioni previste.
• Lo stato non letto e le anteprime dei messaggi sembrano corretti.
• Le azioni di bozza e risposta sono disponibili per gli utenti giusti.
• I commenti interni sono chiaramente separati dalle risposte dei clienti.
• La connessione non mostra un errore del provider non risolto.

Migliori pratiche

• Inizia con una casella di posta condivisa prima di connettere molti account.
• Rendere chiaro lo scopo della casella di posta nel nome visualizzato.
• Conserva le note interne nei commenti, non nelle bozze delle risposte.
• Crea record o attività per il lavoro di follow-up che dovrebbero sopravvivere al thread di posta elettronica.
• Rivedi regolarmente le sezioni in attesa e programmate.

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