Instelling van gedeelde inbox

Gebruik gedeelde inboxconfiguratie wanneer een team de klantcommunicatie samen moet beheren in plaats van binnen individuele e-mailaccounts.

Voordat je begint

Bevestig welke mailbox of account moet worden gekoppeld, wie de eigenaar is, wie deze moet zien en wat de eerste triage-workflow moet zijn. Een gedeelde inbox werkt het beste wanneer het eigendom en de zichtbaarheid worden bepaald voordat de berichten binnenkomen.

Controlelijst voor instellen

1. Kies de rekening

   Bepaal welk provideraccount of mailbox aan de werkplek moet worden gekoppeld.

2. Zichtbaarheid instellen

   Bepaal of de mailbox zichtbaar moet zijn voor de hele werkruimte of voor een kleinere groep.

3. Bevestig eigendom

   Wijs een eigenaar of verantwoordelijk team toe voor de verbindingsstatus en het inboxproces.

4. Handtekeningen bekijken

   Configureer of wijs e-mailhandtekeningen toe voordat teamgenoten beginnen te antwoorden.

5. Triage de eerste gesprekken

   Verplaats vroege threads naar de juiste status, zodat het team de beoogde workflow ziet.

Wat u moet controleren na het aansluiten

• De mailbox verschijnt in de inboxnavigatie.
• Gesprekken worden in de verwachte secties geladen.
• Ongelezen status en berichtvoorbeelden zien er correct uit.
• Concept- en antwoordacties zijn beschikbaar voor de juiste gebruikers.
• Interne opmerkingen zijn duidelijk gescheiden van de antwoorden van klanten.
• De verbinding vertoont geen onopgeloste providerfout.

Beste praktijken

• Begin met één gedeelde mailbox voordat u meerdere accounts koppelt.
• Maak het doel van de mailbox duidelijk in de weergavenaam.
• Bewaar interne aantekeningen in opmerkingen, en reageer niet op concepten.
• Maak records of taken voor vervolgwerk dat de e-mailthread zou moeten overleven.
• Controleer regelmatig wachtende en geplande secties.

Gerelateerde handleidingen